Maîtriser la gestion de projet : Techniques essentielles

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La maîtrise des techniques de gestion de projet est essentielle pour réussir dans n'importe quelle organisation. La gestion de projet implique de planifier, d'organiser et d'exécuter efficacement des projets afin d'atteindre des buts et des objectifs spécifiques.

En comprenant et en mettant en œuvre ces techniques, les chefs de projet peuvent assurer le bon déroulement des tâches, une allocation efficace des ressources et une gestion efficace des risques. Dans cet article, nous allons explorer l'importance de ce concept, ses avantages pour les organisations et donner un aperçu des techniques essentielles qui seront abordées.

Qu'est-ce que la gestion de projet ?

La gestion de projet est la discipline qui consiste à planifier, organiser, exécuter et contrôler les ressources et les tâches afin d'atteindre des buts et des objectifs spécifiques dans un délai défini. Il s'agit de gérer un projet, pour créer un produit, un service ou un résultat spécifique. Cette approche structurée permet de garantir que les projets sont réalisés de manière efficace, efficiente et dans les délais impartis.

Les principaux aspects de la gestion de projet sont les suivants

• Définition de la portée. Définir clairement les objectifs, les produits à livrer et les limites du projet. Cela permet d'établir ce qui est inclus dans le projet et ce qui ne l'est pas.
• Planification. Élaborer un plan de projet détaillé décrivant les tâches, les délais, les ressources et le budget nécessaires pour atteindre les objectifs du projet. Cette phase comprend la définition des étapes, l'identification des dépendances et la création de plans d'urgence.
• Gestion des ressources. L'affectation et la gestion des ressources, y compris les ressources humaines, les matériaux et les équipements, garantissent que le projet progresse comme prévu tout en respectant le budget.
• Gestion du temps. Établir un calendrier avec des échéances spécifiques pour chaque tâche et chaque étape. La gestion du temps implique le suivi des progrès, l'identification des retards potentiels et la prise de mesures correctives pour maintenir le projet sur la bonne voie.
• Gestion des risques. Identifier les risques et les incertitudes qui pourraient avoir un impact sur la réussite du projet. Les chefs de projet élaborent des plans de gestion des risques afin d'atténuer ces risques et de gérer les événements imprévus qui peuvent survenir au cours du projet.
• Communication. Une communication efficace est essentielle à la réussite du projet. Les gestionnaires de projet doivent garantir une communication claire et ouverte entre les membres de l'équipe, les parties prenantes et les autres parties concernées.
• Gestion de la qualité. Il s'agit de s'assurer que les produits livrables du projet respectent les normes requises et répondent aux attentes des parties prenantes. La gestion de la qualité implique la mise en œuvre de processus de suivi et de contrôle de la qualité du travail tout au long du projet.
• Suivi et contrôle. Contrôler en permanence l'avancement du projet et le comparer au plan du projet. Les gestionnaires de projet utilisent divers outils et techniques pour contrôler la portée, le calendrier et le budget du projet.
• Clôture et évaluation. Officialiser l'achèvement du projet et procéder à une évaluation a posteriori. Cette phase consiste à identifier les leçons apprises, et à documenter les succès du projet et les domaines à améliorer.
  

La gestion de projet est appliquée dans divers secteurs et industries pour mener à bien des projets variés, qu'il s'agisse de projets de construction, de développement de produits, de campagnes de marketing ou d'initiatives organisationnelles. Un chef de projet compétent est chargé de coordonner et de guider l'équipe de projet afin d'atteindre les objectifs de manière efficace et efficiente. Une bonne gestion de projet contribue à la réussite du projet, à l'amélioration de l'efficacité et à la satisfaction des parties prenantes.

L'importance de la gestion de projet dans les organisations

Dans le monde économique actuel, marqué par une concurrence en constante augmentation et des projets de plus en plus complexes, la maîtrise de la gestion de projet est d'une importance cruciale. Une bonne gestion garantit une utilisation optimale des ressources, le respect des échéances et l'atteinte des objectifs tout en respectant les contraintes budgétaires. Elle offre une approche méthodique de la gestion de bout en bout des projets, assurant ainsi l'alignement de toutes les parties prenantes sur un objectif commun.

Les avantages d'une gestion de projet efficace pour atteindre le succès

Une gestion de projet efficace joue un rôle crucial dans la réussite des organisations. Elle leur permet d'achever les projets dans les limites budgétaires et les délais impartis, tout en respectant les normes de qualité établies. En adoptant des stratégies de planification et d'exécution performantes, les organisations peuvent minimiser les risques et maximiser les opportunités de réussite. C'est là que réside la véritable valeur de la gestion de projet. Les chefs de projet dotés de compétences solides en leadership peuvent guider leurs équipes de manière efficace vers l'accomplissement des objectifs, tout en favorisant la collaboration et l'innovation.

Poser les bases d'une gestion de projet réussie

Pour établir une base solide en vue d'une gestion de projet réussie, il est impératif de donner la priorité au développement des compétences et des connaissances dans ce domaine. Les responsables de projet doivent acquérir une compréhension approfondie des principes, des méthodologies et des meilleures pratiques en la matière. En améliorant constamment leur capacité à planifier, exécuter et superviser de manière efficace les projets, ils peuvent contribuer à la réussite de leur organisation.

Maintenant que nous avons posé les fondations pour explorer en détail l'univers des techniques de gestion de projet, plongeons dans chaque sujet spécifique. Veillez à garder à l'esprit ces concepts essentiels tout au long de cet article.

Comprendre la planification de projet

Le concept de planification de projet

La planification de projet occupe une place cruciale dans la gestion de projet, car elle constitue le fondement d'une réalisation réussie. En définissant clairement les objectifs du projet, en identifiant les parties prenantes et leurs attributions, en menant des recherches approfondies et des analyses, et en élaborant un plan de projet exhaustif, les gestionnaires de projet peuvent garantir que leurs projets sont organisés de manière rigoureuse et alignés sur les objectifs globaux de l'organisation.

Définir les buts et les objectifs du projet

La définition d'objectifs clairs et précis revêt une importance capitale pour orienter l'équipe vers une vision commune. Ces objectifs agissent comme une feuille de route pour l'ensemble du projet, en précisant ce qui doit être accompli dans un délai donné. Les gestionnaires de projet peuvent communiquer efficacement leurs attentes aux membres de l'équipe et aux parties prenantes en exprimant de manière transparente les résultats escomptés.

Identifier les parties prenantes du projet et leurs rôles

L'identification des principaux acteurs du projet a une importance cruciale pour comprendre quelles personnes ou entités seront touchées par le projet et quelles sont celles susceptibles d'influencer son succès. Parmi les parties prenantes, on peut retrouver des membres de l'équipe interne, des clients, des fournisseurs, ou encore des organismes de réglementation. La compréhension de leurs rôles permet aux chefs de projet d'interagir efficacement avec eux tout au long du cycle de vie du projet, en veillant à ce que leurs besoins soient pris en compte et en résolvant d'éventuels conflits.

Effectuer une recherche et une analyse approfondies du projet

Avant d'entreprendre une nouvelle initiative dans le processus de gestion de projet, il est impératif de conduire des recherches et des analyses approfondies pour rassembler des informations pertinentes sur le paysage industriel, les tendances du marché, les risques potentiels, les défis à relever, les ressources disponibles et les meilleures pratiques. Ces connaissances forment le socle d'une prise de décision éclairée qui sera cruciale tout au long du cycle de vie du projet.

Élaborer un plan de projet complet

Un plan de projet exhaustif fonctionne comme un guide détaillé pour l'exécution de toutes les activités nécessaires à l'accomplissement des résultats escomptés, en respectant les contraintes spécifiées. Il inclut la description des tâches, des échéanciers, des stratégies d'allocation des ressources, des plans de gestion des risques, des canaux de communication et des jalons permettant de suivre efficacement les avancées.

En appliquant ces techniques de gestion de projets, les chefs de projet peuvent préparer le terrain de manière efficace en vue du succès du projet. L'établissement d'objectifs clairs, l'identification des parties prenantes et de leurs rôles, la réalisation de recherches et d'analyses approfondies, ainsi que l'élaboration d'un plan de projet complet sont tous des éléments essentiels pour assurer l'exécution efficace des projets et les aligner sur les objectifs de l'organisation. Il est crucial de se rappeler que la maîtrise des techniques de gestion de projet constitue la clé de la réussite.

Une gestion d'équipe efficace

La constitution d'une équipe de projet forte et cohérente est cruciale pour la réussite de tout projet. Une équipe qui travaille bien ensemble peut réaliser de grandes choses et relever les défis de la gestion de projet.

1. Sélectionner les bons membres de l'équipe

Pour former une bonne équipe, il faut faire une sélection minutieuse des individus dotés des compétences et de l'expertise nécessaires pour atteindre les objectifs du projet. Chaque membre de l'équipe doit être assigné à des rôles et des responsabilités correspondant à ses domaines de compétence afin d'assurer des performances et une productivité optimales. La qualité des membres de l'équipe a une importance capitale pour le succès d'un projet, ce qui met en lumière le rôle essentiel des gestionnaires de projet dans cette sélection.

2. Mettre en œuvre des stratégies de communication efficaces

La mise en place de stratégies de communication efficaces au sein de l'équipe est indispensable pour une collaboration fluide. Des réunions régulières, des directives claires et des canaux de communication ouverts favorisent la transparence, permettant ainsi aux membres de l'équipe de partager leurs idées, d'aborder leurs inquiétudes et de fournir des retours précieux.

3. Encourager la collaboration entre les membres de l'équipe

Favoriser la collaboration entre les membres de l'équipe est essentiel pour stimuler l'innovation et promouvoir le succès dans la gestion de projet. En instaurant un environnement de travail propice à la coopération, les individus ont davantage de chances de collaborer de manière harmonieuse, profitant ainsi de la diversité de leurs perspectives et de leurs compétences pour atteindre des objectifs communs.

4. Favoriser la motivation de l'équipe

Favoriser la collaboration entre les membres de l'équipe est essentiel pour stimuler l'innovation et promouvoir le succès. En instaurant un environnement de travail propice à la coopération, les individus ont davantage de chances de collaborer de manière harmonieuse, profitant ainsi de la diversité de leurs perspectives et de leurs compétences pour atteindre des objectifs communs.

N'oubliez pas : La réussite d'un projet repose sur une planification efficace et sur la force de son équipe.

Allocation efficace des ressources

L'attribution efficiente des ressources représente un élément essentiel de la gestion de projet, garantissant que les ressources adéquates sont disponibles au moment opportun pour atteindre les objectifs du projet de façon efficace et efficiente. Les chefs de projet peuvent optimiser la productivité tout en réduisant le gaspillage en identifiant et en attribuant les ressources du projet de manière efficace.

1. Identifier et allouer efficacement les ressources d'un projet

L'identification des ressources requises pour un projet implique une compréhension approfondie des exigences de chaque tâche, ainsi que la détermination de ce qui est nécessaire pour les mener à bien. Cela englobe notamment les ressources humaines, telles que les membres de l'équipe avec des compétences spécifiques, ainsi que les ressources matérielles, comme les équipements, la technologie et les matériaux.

Une allocation efficace de ces ressources exige une planification et une coordination minutieuses. Les gestionnaires de projet doivent évaluer la disponibilité des ressources au sein de leur organisation ou rechercher des sources externes si nécessaire. De plus, ils doivent tenir compte des contraintes budgétaires et des limites de temps lorsqu'ils prennent des décisions sur l'affectation des ressources.

2. Hiérarchiser les tâches et gérer le calendrier du projet

Une fois que les ressources nécessaires ont été identifiées et attribuées, il est impératif de hiérarchiser les tâches en fonction de leur importance et de leur urgence. En établissant des priorités claires, les gestionnaires de projet peuvent garantir que les tâches principales bénéficient de l'attention requise et sont menées à bien dans les délais impartis.

La gestion des échéances d'un projet implique de fixer des dates butoirs réalistes pour chaque tâche et de surveiller régulièrement l'avancement des travaux afin de garantir leur achèvement dans les temps. Il peut être nécessaire d'ajuster les calendriers ou de réaffecter les ressources pour faire face à des retards ou à des obstacles qui surviennent au cours du projet.

3. Suivre et contrôler efficacement les coûts du projet

L'allocation efficace des ressources englobe également la surveillance et le contrôle des coûts du projet pour garantir qu'ils demeurent conformes au budget initial. Les gestionnaires de projet doivent surveiller les dépenses liées à l'acquisition, à l'utilisation et à la maintenance des ressources, ainsi que les coûts imprévus qui peuvent survenir.

En surveillant de près les coûts tout au long du cycle de vie du projet, il devient possible d'identifier rapidement tout dépassement de budget éventuel, ce qui permet de prendre des mesures correctives en temps voulu. Cela peut inclure la réévaluation des décisions d'allocation des ressources si nécessaire, ou encore la recherche de solutions visant à réduire les coûts sans compromettre la qualité ou les livrables du projet.

4. Optimiser l'utilisation des ressources pour une efficacité maximale

L'optimisation de l'utilisation des ressources est essentielle pour maximiser l'efficacité et garantir le succès du projet. Les chefs de projet doivent en permanence évaluer la façon dont les ressources sont employées et rechercher des opportunités pour rationaliser les processus, éliminer les points de blocage et accroître la productivité.

Cela peut se traduire par la mise en place d'outils ou de technologies automatisant les tâches répétitives, par la réaffectation des ressources vers des domaines plus exigeants, ou encore par la formation polyvalente des membres de l'équipe pour améliorer leurs compétences. En cherchant continuellement des moyens d'optimiser l'utilisation des ressources, les gestionnaires de projet peuvent garantir que le projet avance de manière fluide et efficace.

Stratégies de gestion des risques

La gestion des risques occupe une place importante dans la gestion de projet, car elle consiste à identifier les menaces et les incertitudes potentielles qui pourraient entraver la réalisation d'un projet. En déployant des stratégies de gestion des risques efficaces, les gestionnaires de projet peuvent atténuer l'impact de ces risques et garantir la progression parfaite de leurs projets.

1. Identifier les risques et incertitudes potentiels du projet

La première étape de la gestion des risques consiste à identifier les risques potentiels et les incertitudes qui peuvent se manifester au cours d'un projet. Ces risques peuvent être catégorisés en fonction de différents aspects, tels que les risques techniques, financiers, opérationnels ou environnementaux. Les gestionnaires de projet sont en mesure d'identifier ces risques en effectuant une analyse approfondie et en organisant une séance de réflexion collaborative avec l'équipe de projet.

2. Évaluer et analyser les risques du projet et leur impact

Après avoir identifié les risques potentiels, il devient crucial d'évaluer leur probabilité d'occurrence ainsi que leur impact potentiel sur les objectifs du projet. Cela implique de noter chaque risque en fonction de sa gravité, de sa probabilité et de sa détectabilité. En quantifiant ces facteurs, les gestionnaires de projet sont en mesure d'établir une hiérarchie parmi les risques, en identifiant ceux qui nécessitent une attention immédiate, et ainsi, allouer les ressources de manière adéquate.

3. Élaborer des plans d'urgence et des stratégies d'atténuation des risques

Pour une gestion efficace des risques, il est essentiel de développer des plans d'urgence qui décrivent les actions spécifiques à entreprendre si une menace se matérialise. Ces plans doivent comprendre des solutions alternatives ou des contournements pour réduire au minimum les perturbations dans le déroulement du projet. De plus, il est important de mettre en œuvre des stratégies d'atténuation des risques visant à réduire la probabilité ou l'impact des risques identifiés.

4. Mettre en œuvre des mesures proactives de surveillance et de contrôle des risques

La gestion des risques est un processus continu qui exige une surveillance constante et des actions de contrôle tout au long de la durée du projet. Les chefs de projet doivent établir des points de vérification réguliers pour évaluer l'efficacité des stratégies d'atténuation des risques mises en place et apporter des ajustements lorsque nécessaire. En restant proactifs dans l'identification de nouveaux risques ou de changements dans les risques existants, ils peuvent garantir des réponses opportunes aux événements imprévus.

La gestion des risques constitue un élément essentiel de la gestion de projet qui permet d'anticiper et de traiter les obstacles potentiels. Les gestionnaires de projet peuvent naviguer avec confiance à travers les incertitudes en identifiant les risques, en évaluant leur impact, en élaborant des plans d'urgence et en mettant en œuvre des mesures de contrôle proactives. L'adoption de stratégies de gestion des risques favorise une exécution plus fluide des projets et améliore la réussite globale des organisations dans la réalisation de leurs objectifs.

Il est primordial de comprendre l'importance de la gestion des risques pour devenir un gestionnaire de projet compétent. Ainsi, ne sous-estimez jamais cet aspect de la gestion de projet et soyez toujours prêt à relever les défis qui peuvent survenir en cours de route.

Un suivi et un contrôle efficaces du projet

Le suivi et le contrôle du projet jouent un rôle vital dans la réussite de toute initiative. En établissant des mesures et des indicateurs de performance, les gestionnaires de projet peuvent surveiller de manière efficace les avancées et repérer les domaines nécessitant des améliorations. Un suivi régulier et la présentation de rapports fournissent des informations précieuses sur l'état d'avancement du projet, permettant ainsi d'apporter des ajustements en temps opportun.

L'évaluation de l'avancement du projet garantit qu'il est en conformité avec les objectifs et les buts fixés, tout en identifiant les écarts qui pourraient nécessiter des actions correctives. Des stratégies efficaces de gestion du changement et d'adaptation permettent aux équipes de projet de surmonter des défis imprévus et d'assurer la réussite globale du projet.

1. Établir des mesures et des indicateurs de performance du projet

Pour un contrôle efficace de l'avancement d'un projet, il est essentiel d'établir des mesures et des indicateurs de performance bien définis. Ces mesures doivent être en cohérence avec les objectifs globaux du projet et fournir des critères mesurables pour évaluer le succès. Les indicateurs clés de performance (ICP), tels que le respect du budget, le respect des délais, la qualité des livrables et la satisfaction des clients, peuvent servir à évaluer l'état global d'un projet. En définissant ces indicateurs dès le début, les chefs de projet peuvent établir des attentes claires pour les membres de l'équipe et les parties prenantes.

2. Mettre en place un suivi et un reporting réguliers du projet

Un suivi régulier est essentiel pour surveiller l'évolution d'un projet tout au long de son cycle de vie. Cela implique de recueillir des données pertinentes sur les indicateurs de performance clés à des intervalles définis. Les gestionnaires de projet doivent établir un calendrier de rapports adapté aux besoins de leur équipe et des parties prenantes, en garantissant que les informations sont communiquées en temps opportun. Ces rapports doivent offrir une vue d'ensemble de l'état actuel du projet, en mettant en évidence les étapes importantes franchies ou les problèmes potentiels nécessitant une attention particulière.

3. Évaluer l'avancement du projet et procéder aux ajustements nécessaires

L'évaluation de l'avancement d'un projet consiste à analyser les données collectées par rapport aux paramètres établis afin de déterminer si elles correspondent aux attentes. Cette évaluation permet d'identifier les domaines où des ajustements pourraient être nécessaires pour que le projet reste aligné sur la trajectoire souhaitée et atteigne ses objectifs. En procédant à des évaluations régulières, il devient possible d'identifier rapidement les risques potentiels ou les points de blocage, ce qui permet de prendre des mesures proactives.

4. Assurer une gestion efficace du changement et de l'adaptation

Le changement est inévitable dans tout projet, et une gestion efficace du changement est cruciale pour assurer des transitions en douceur et minimiser les perturbations. Les gestionnaires de projet doivent établir des processus clairs pour gérer les changements, notamment en évaluant leur impact sur le calendrier, le budget et les ressources du projet. L'adaptation aux changements nécessite une communication ouverte avec les parties prenantes et une volonté d'ajuster les plans. En faisant preuve de flexibilité et en abordant les changements de manière proactive, les chefs de projet peuvent relever avec succès les défis imprévus.

Utilisez Strikingly pour votre gestion de projet

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Strikingly est un constructeur de sites web et n'offre pas de fonctionnalités spécifiques pour la gestion de projets. Cependant, vous pouvez toujours utiliser Strikingly et d'autres outils de gestion de projet pour soutenir vos projets et la collaboration de votre équipe. Voici quelques façons d'utiliser Strikingly en conjonction avec la gestion de projet :

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• Site web du projet. Créez un site web dédié en utilisant Strikingly. Ce site peut contenir des informations sur le projet, des objectifs, des calendriers et des mises à jour. Il peut être une plateforme de communication pour les membres de l'équipe et les parties prenantes afin d'accéder aux documents et ressources liés au projet.
• Partage de documents. Strikingly vous permet de télécharger et de partager des fichiers, tels que des plans de projet, des rapports d'avancement et des documents importants. Les membres de l'équipe peuvent facilement accéder à ces fichiers et les télécharger à partir du site web.
  
• Mises à jour de l'état d'avancement du projet. Utilisez la fonction blog de Strikingly pour publier régulièrement des mises à jour sur l'état d'avancement du projet, les étapes franchies et les modifications apportées au plan du projet. Cela permet de s'assurer que tous les membres de l'équipe et les parties prenantes sont informés de l'avancement du projet.
  

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• Collaboration et retour d'information. Encouragez la collaboration et le retour d'information au sein de l'équipe en utilisant la fonction de commentaires de Strikingly. Les membres de l'équipe peuvent laisser des commentaires sur des sections ou des pages spécifiques, facilitant ainsi les discussions et le partage d'idées.
• Biographies d'équipe. Présentez les membres de votre équipe de projet aux parties prenantes et aux clients en créant une section "Équipe" sur votre site Strikingly. Cette section peut inclure les profils des membres de l'équipe, leurs rôles et leurs coordonnées.
  
• Intégration du calendrier. Bien que Strikingly ne dispose pas d'un calendrier intégré, vous pouvez intégrer des outils de calendrier externes (par exemple, Google Calendar) pour afficher les étapes du projet, les échéances et les réunions d'équipe sur votre site Strikingly.

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• Communication avec les clients. Si votre projet implique une communication avec les clients, la fonction de formulaire de contact de Strikingly vous permet de créer des formulaires personnalisés pour que les clients puissent soumettre des demandes ou des commentaires directement sur le site web.
• Liens de ressources. Incluez des liens vers des ressources pertinentes, telles que la documentation du projet ou des outils externes, sur votre site Strikingly afin que votre équipe puisse y accéder facilement.
  

Bien que Strikingly puisse être un outil précieux pour la communication et le partage de documents liés à un projet, il ne constitue pas une plateforme dédiée à la gestion de projet. Pour bénéficier de fonctionnalités complètes de gestion de projet telles que l'attribution de tâches, les diagrammes de Gantt et le suivi du temps, il peut être nécessaire de combiner l'utilisation de Strikingly avec des outils de gestion de projet spécialisés. De nombreuses plateformes de gestion de projet peuvent être intégrées à des sites web ou partagées via des liens, ce qui permet d'obtenir une expérience transparente entre les deux.

Conclusion

Il est fondamental de bien appréhender l'importance de la gestion de projet, la valeur qu'elle apporte, ainsi que la maîtrise de ses techniques pour réussir au sein de toute organisation. Tout au long de cet article, nous avons exploré l'importance de la gestion de projet et ses avantages pour les entreprises. Les gestionnaires de projet peuvent garantir des résultats fructueux en comprenant la planification de projet, la gestion efficace de l'équipe, l'allocation judicieuse des ressources, les stratégies de gestion des risques, et la mise en œuvre d'un suivi et d'un contrôle du projet efficaces.

L'allocation efficiente des ressources implique d'identifier et d'affecter les ressources de manière optimale, de prioriser les tâches, de gérer efficacement les délais, de surveiller étroitement les coûts et d'optimiser l'utilisation des ressources pour une efficacité maximale. Les stratégies de gestion des risques se concentrent sur l'identification des risques potentiels et des incertitudes, l'évaluation de leur impact sur le projet, et l'élaboration de plans d'urgence et de stratégies d'atténuation.

La mise en place de mesures proactives pour surveiller les risques permet de gérer ces derniers tout au long du cycle de vie du projet. Un suivi et un contrôle efficaces impliquent l'établissement de mesures et d'indicateurs de performance, ainsi que la mise en place d'un suivi régulier et de processus de reporting afin d'évaluer en permanence les progrès réalisés.

L'amélioration continue est cruciale pour instaurer une culture d'apprentissage basée sur l'expérience. La réalisation d'évaluations et d'examens approfondis permet aux organisations de mettre en œuvre des améliorations fondées sur les enseignements tirés des projets précédents. L'intégration de ces enseignements dans les pratiques futures de gestion de projet améliore les performances globales.

Les futurs chefs de projet doivent prendre conscience de l'importance de la gestion de projet, et avec détermination et enthousiasme, franchir ce premier pas vers la maîtrise de ces techniques. Les récompenses en valent largement l'effort fourni.