L’un des plus grands fabricants d’électronique dans le monde devait constamment réorganiser sa structure en introduisant de nouvelles gammes en fonction de la demande du marché asiatique. Ce processus d’organisation a obligé la société à réorienter les ventes, les supports et les plans marketing. À chaque migration vers le Cloud, les services informatiques ont dû être changés. La conception organisationnelle a été ainsi modifiée 6 fois en 10 ans.
C’est lors des deux dernières années que l’entreprise s’est confrontée à un nouveau défi. Avec les nouvelles technologies développées dans son secteur d’activité, le PDG a décidé de passer d’une structure basée sur le produit à un modèle centré sur le client. C’est un changement extrêmement important dans la conception organisationnelle de l’entreprise. Cela va plus loin que de simples changements dans l’organigramme. La société a changé des éléments fondamentaux notamment les processus ce prise de décision, l’attribution des responsabilités, la chaîne de commandement ainsi que la hiérarchie. Les équipes de direction ont été chamboulées et ne savaient plus par où et comment commencer le travail.
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La situation ci-dessus décrit un scénario typique du monde commercial actuel. Avec les nouvelles tendances sur le marché en évolution, les entreprises subissent des perturbations importantes dans leurs opérations et leurs fonctions. Parmi les causes principales de cela, on retrouve particulièrement la concurrence accrue dans certains secteurs d’activité. La crise sanitaire a entraîné des changements drastiques dans le comportement des consommateurs, ce qui a obligé les entreprises à faire des changements rapides avant de perdre leurs ventes.
Nous vous ferons découvrir dans cet article, tout ce qu’il y a à savoir sur la conceptions organisationnelle à travers les points suivants :
- Quelles est l’Importance de la Conception Organisationnelle ?
- Qu’est-ce que la Conception Organisationnelle ?
- Quels sont les Principes de la Conception Organisationnelle ?
Image Tirée de Pôle Entreprendre
∙ Quelles est l’Importance de la Conception Organisationnelle ?
Il existe plusieurs perturbations que ce soit dans les canaux de distribution, les processus de production ou encore dans le système de gestion des ressources humaines. Les PDG des grandes sociétés surveillent ces changements, les reconnaissent et annoncent les modifications à apporter dans la conception organisationnelle. Il faut cependant se demander si les managements des entreprises sont prêts à franchir le pas. Ce n’est pas toujours le cas puisque la refonte doit suivre un schéma simple et efficace. Elle doit s’aligner sur une stratégie globale et ne pas perturber les fonctions et les capacités des employés. En causant trop de perturbations lors de la refonte, cela peut nuire à l’image de marque de l’entreprise.
De nos jours, les PDG ont un mandat qui dure environ 5 ans. Cela signifie que chaque entreprise peut subir un changement dans sa conception organisationnelle au moins une fois lors de chaque mandat. C’est le rôle du PDG de réussir la réorganisation et il n’aura qu’une seule chance d’y parvenir.
Même si chaque organisation est différente et qu’il n’y a pas de règle absolue pour la conception organisationnelle, il existe certains principes qui peuvent être suivis pour assurer la réussite de l’opération. Nous ferons en sorte de définir avec plus de détails la conception organisationnelle et nous tâcherons de vous expliquer les 6 principes à suivre pour garantir le succès du processus. C’est ce qui donne une direction à suivre aux dirigeants afin de modifier la manière dont fonctionne l’entreprise et de respecter son image de marque.
∙ Qu’est-ce que la Conception Organisationnelle ?
La conception organisationnelle est une méthodologie qui suit plusieurs étapes et qui identifie les aspects du flux du travail, des systèmes, des structures, des procédures et des domaines dysfonctionnels afin de tout aligner sur les objectifs de l’entreprise. Cela permet d’élaborer des plans pour la mise en œuvre de nouveaux changements. La construction de cette nouvelle structure est généralement axée sur l’amélioration de l’aspect humain et technique d’une entreprise.
Dans la majorité des entreprises, le processus conduit à une conception organisationnelle plus efficace et qui améliore les opérations internes, le service client et la rentabilité de l’entreprise. C’est ce qui permet de responsabiliser les employés et d’accroître leurs engagements vis-à-vis de l’entreprise.
Image Tirée de BARBON
La marque de fabrique du processus est une sorte d’approche holistique qui touche à tous les aspects de la culture d’entreprise et des opérations commerciales. Une bonne conception organisationnelle vous aide à atteindre les objectif suivants :
- Des coûts d’exploitation réduits
- Un excellent service client
- Une rentabilité accrue
- Une meilleure efficacité et une plus grande productivité
- Des employés plus engagés
- Une stratégie claire pour la croissance de l’entreprise
La conception organisationnelle intègre les employés aux principaux processus, systèmes et technologies de l’entreprise. En d’autres termes, la structure d’organisation correspond aux objectifs et stratégies de la société. Cela rend les efforts collectifs des employés bien plus efficaces.
Au fur et à mesure qu’une entreprise grandit, elle se confronte à de plus en plus de défis qui peuvent entraver sa croissance. C’est dans ces circonstances qu’il devient impératif de développer une nouvelle conception organisationnelle via des études de marché afin de connaître la bonne voie à suivre.
Les entreprises disposant d’une mauvaise conception organisationnelle souffrent des situations suivantes :
- Des retards et de l’inefficacité dans la prise de décisions
- Trop de temps pour faire la moindre opération
- Un manque d’intégration entre le personnel et les systèmes
- Un travail et des objectifs fragmentés avec peu de considération
- Un flux de travail inefficace et des pannes fréquentes
- Des redondances dans la gestion des tâches
- Un manque d’autorité chez les employés dans la résolution des problèmes
- De la méfiance entre les dirigeants et les employés
Image Tirée d’IMOVALIO
∙ Quels sont les Principes de la Conception Organisationnelle ?
Voici les 6 principes de la conception organisationnelle que vous pouvez appliquer :
- Faire une Rétrospective de l’Entreprise
- Réaliser une Conception avec l’ADN de la Société
- Fixer la Structure en Dernier
- Tirer le Meilleur Parti de vos Talents
- Se Concentrer sur ce qui peut être Contrôlé
- Intégrer un Nouveau Design d’Organisation
1. Faire une Rétrospective de l’Entreprise
Il est recommandé de commencer le processus de conception organisationnelle avec une réflexion sur le passé de votre entreprise. Vous devez répondre aux questions suivantes :
- Quel est le but réel de votre entreprise ?
- Quelles seront les différences pour les clients, les investisseurs et les employés ?
- Qu’est-ce qui distingue cette conception des autres ?
- Comment comptez-vous livrer votre proposition de valeur pour les 5 prochaines années ?
En répondant correctement à toutes ces questions, cela vous obligera à sortir de votre zone de confort. Vous aurez besoin d’une direction audacieuse pour renforcer les objectifs de votre organisation et développer votre entreprise. Maintenez une vision prospective dans vos processus de conception organisationnelle.
2. Réaliser une Conception avec l’ADN de la Société
Lorsque vous concevez votre conception organisationnelle, vous devez vous concentrer sur les éléments nécessaires. Même si cela semble complexe, vous pouvez le simplifier en abandonnant les blocs redondants et inutiles. Il existe généralement 8 éléments de base pour réussir la réalisation d’une bonne conception organisationnelle et les voici :
- Les décisions
- Les normes
- Les engagements clients
- Les motivations
- Les informations
- L’état d’esprit
- La structure
- Les réseaux
Certains des éléments sont tangibles, tandis que d’autres ne le sont pas. L’utilisation des éléments vous permettra d’envisager les changements nécessaires à mettre en place pour votre nouvelle conception organisationnelle afin que votre entreprise puisse les intégrer.
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3. Fixer la Structure en Dernier
L’organigramme existant ne reflète généralement pas la manière dont les opérations sont effectuées au sein d’une entreprise. La modification de la conception organisationnelle ne permettra pas de résoudre les problèmes existants. Même en réduisant temporairement les coûts, d’autres problèmes pourraient apparaître au fil du temps.
Pour repenser votre organisation, vous devez mettre en place une planification avec des séquences d’événements qui emmènent votre entreprise du passé vers l’avenir. Votre conception organisationnelle devra être la dernière chose à changer. C’est la pierre angulaire de votre entreprise et elle ne pourra se maintenir sans elle.
4. Tirer le Meilleur Parti de vos Talents
Le talent dans les entreprises est essentiel et il est généralement négligé lors de la réalisation d’une nouvelle conception organisationnelle. Certains pensent que les compétences et capacités du personnel n’ont aucun impact sur la réorganisation. C’est totalement faux puisque vous devrez créer des postes pour exploiter les forces de vos employés. Prenez en compte les compétences en management de vos employés et leurs capacités techniques. Assurez-vous qu’ils soient équipés de la bonne manière pour optimiser l’autonomisation et la collaboration.
Image Tirée de CD Mentiel
5. Se Concentrer sur ce qui peut être Contrôlé
Il est nécessaire de faire une liste pour savoir ce qui retient votre entreprise. Les contraintes et les pénuries doivent être traitées en priorité. Faites le point sur les limites du monde réel pour vous assurer que vous pouvez maintenir votre nouvelle conception organisationnelle.
6. Intégrer un Nouveau Design d’Organisation
De nombreuses sociétés construisent des conceptions organisationnelles sans pour autant mettre à jour les sites web. Cela sème la confusion parmi le public cible surtout si vous vendez exclusivement sur internet. Si vous avez du mal à modifier, réviser et mettre à jour votre site, alors vous devez changer de plateforme de création. En optant pour un constructeur de sites comme Strikingly, vous pourrez faire tout cela facilement.
Image Tirée de Strikingly
La plateforme facilite considérablement les modifications, et cela, peu importe les fréquences auxquelles elles doivent être faites. L’éditeur vous permet de modifier vos pages sans avoir besoin de maîtriser le codage ou encore la programmation. Les outils et fonctionnalités peuvent être utilisés par n’importe qui et cela s’applique aux entreprises et particuliers qui souhaitent se forger une image de marque et une présence en ligne. Vous pourrez ainsi développer votre nouvelle conception organisationnelle plus efficacement.
Image Tirée de Strikingly
Pour Conclure
Maintenant que vous en savez assez sur la conception organisationnelle, il est temps de s’y mettre. Vous pouvez suivre ce guide et prendre en considération les conseils donnés pour changer votre structure d’organisation. Si vous avez besoin d'aide, vous pouvez compter sur les équipes de Strikingly, qui sauront répondre à toutes vos demandes.
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