Tous les propriétaires d’entreprise, quelle que soit leur taille, devraient surveiller attentivement tous les coûts associés à la production.
Il s’agit d’une condition essentielle pour maintenir votre entreprise à flot. Parce qu’elles sont encore en phase de démarrage, certaines petites entreprises ne tiennent pas compte de leurs frais généraux - et c’est une grave erreur.
Toutes les entreprises ont des frais généraux. Vous pouvez travailler seul ou avoir des centaines d’employés, les frais généraux sont ceux de votre entreprise. Découvrez ce que sont les frais généraux, quels sont les différents types de frais généraux et comment les minimiser au profit de votre entreprise.
Sommaire :
- Qu’est-ce que les frais généraux ?
Types de frais généraux pour les petites entreprises
- Coûts fixes
- Coûts variables
- Coûts semi-variables
- L’importance de comprendre les frais généraux pour les petites entreprises
Des frais généraux moins élevés pour les petites entreprises
- Envisagez de travailler à distance.
- Automatisez vos tâches.
- Investissez dans la culture et réduire la rétention du personnel.
- Devenez « vert ».
- Envisagez de louer au lieu d’acheter.
- Engagez un comptable.
- Effectuez un audit de l’abonnement aux logiciels.
- Automatisation et réduction des frais généraux avec Strikingly
Qu’est-ce que les frais généraux ?
Les frais généraux sont des coûts ou des dépenses que vous consacrez au fonctionnement de votre entreprise.
Les frais généraux peuvent ne pas être directement liés au produit ou au service spécifique que vous offrez et ne pas générer de bénéfices. Bien que les frais généraux ne génèrent pas de bénéfices, ils sont néanmoins essentiels à votre entreprise et doivent être comptabilisés correctement.
Pour mieux comprendre les frais généraux, il faut connaître les deux (2) types de coûts :
1. Les coûts directs. Il s’agit des coûts payés par votre entreprise qui sont directement liés à la production des biens et services offerts par votre entreprise. Les coûts de la main-d’œuvre et des matériaux sont des exemples de coûts directs.
2. Les coûts indirects. Les coûts indirects, quant à eux, sont des coûts payés par votre entreprise qui ne sont pas directement liés aux coûts de production mais qui sont néanmoins essentiels au fonctionnement de votre entreprise. Le loyer, l’internet, etc. sont des exemples de coûts indirects.
Types de frais généraux pour les petites entreprises
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Trois (3) types de frais généraux peuvent affecter directement ou indirectement votre entreprise :
1. Coûts fixes
2. Coûts variables
3. Coûts semi-variables
Les deux premiers types de frais généraux sont faciles à suivre et à calculer. Le dernier type, en revanche, peut être un peu délicat, mais c’est quelque chose qui peut se produire dans votre petite entreprise aussi. Examinons de plus près ces types de frais généraux.
1. Coûts fixes
Comme leur nom l’indique, les coûts fixes sont dits « fixes » parce qu’ils sont les mêmes chaque mois ou chaque année. Que votre activité de production augmente ou diminue, les coûts fixes ne sont pas affectés. Voici quelques exemples de frais généraux fixes :
- Impôts fonciers
- Loyer de l’immeuble
- Paiements hypothécaires
- Assurance
- Salaires administratifs de vos employés
Supposons que vous possédiez une petite entreprise de vente d’objets artisanaux au crochet. Vous louez actuellement un petit local avec du personnel administratif, du personnel de production (crocheteurs), un entrepôt et une vitrine.
Le loyer que vous payez pour les locaux est de 2 000,00 $ par mois. Le mois dernier, vous avez vendu un total de 5 500,00 $ de tricots. Cependant, ce mois-ci, 2 tricoteuses sont parties en vacances, ce qui a réduit la production et vous n’avez gagné que 42 800,00 $.
Même si votre volume de production est en baisse ce mois-ci, le loyer reste à 2 000,00 $. Il s’agit d’un coût fixe de frais généraux.
2. Coûts variables
À l’autre extrémité du spectre des coûts se trouvent les coûts variables. Ce sont les coûts que vous supportez et qui changent chaque mois ou chaque année. Voici quelques exemples de frais généraux variables d’une entreprise :
- Frais de publicité
- Expédition
- Coût des matériaux
- Fournitures de bureau
Pour en revenir à votre entreprise de crochet, vous devez payer des frais d’expédition si vous vendez vos articles crochetés en ligne. Ces frais d’expédition dépendent du nombre d’articles que vous vendez et expédiez, et du fait que vos clients choisissent ou non l’expédition prioritaire (qui coûte évidemment plus cher). Ces coûts sont variables.
Vous dépenserez davantage en publicité sur les réseaux sociaux si vous augmentez aussi l’engagement du public ce mois-ci (par rapport au mois dernier) parce que c’est l’anniversaire de votre entreprise. Ce type de frais généraux est aussi variable.
Il est aussi important de noter que vous n’avez pas forcément des coûts mensuels variables. Là encore, tout dépend du mode de fonctionnement de votre entreprise.
3. Coûts semi-variables
Les coûts semi-variables (ou coûts mixtes) augmentent lorsque les ventes et la production augmentent et diminuent lorsque les ventes et la production diminuent. Il convient toutefois de noter que les augmentations et les diminutions peuvent être de différents pourcentages.
Supposons que vous décidiez de faire une vente le mois de votre anniversaire. Vous avez reçu de nombreuses commandes et pour répondre à la demande, vous avez embauché de la main-d’œuvre supplémentaire. Les salaires de la main-d’œuvre supplémentaire que vous avez engagée sont considérés comme des coûts semi-variables.
L’importance de comprendre les frais généraux pour les petites entreprises
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Tout l’argent qui entre et sort de votre entreprise affecte directement votre bilan et votre compte de résultat. Les frais généraux, quel que soit leur type, s’ils sont correctement comptabilisés, peuvent conduire à une tarification précise des produits et à une augmentation des bénéfices.
Si vous n’incluez pas vos frais généraux dans le prix du produit, vous risquez de perdre des bénéfices en fixant un prix trop bas pour votre produit ou service. À l’inverse, si vous estimez mal vos frais généraux, vous risquez de surévaluer le prix de vos produits. Cela peut conduire à un mouvement lent des stocks ou à une réduction des ventes.
Il est évident que le fait de comprendre et de connaître parfaitement vos frais généraux vous permet d’être plus proactif dans la gestion de votre entreprise.
Par exemple, si vous constatez des frais généraux élevés ce mois-ci, vous pouvez prendre les mesures nécessaires pour les réduire le mois prochain. Dans le même temps, si vos frais généraux sont faibles ce mois-ci, vous pouvez envisager de créer des lignes de produits supplémentaires pour augmenter vos bénéfices.
Des frais généraux moins élevés pour les petites entreprises
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Il arrive que vos frais généraux soient élevés et que vous ayez l’impression de ne pas avoir fait assez de bénéfices pour le mois. Pas de panique ! Voici quelques conseils sur la façon dont vous pouvez réduire les frais généraux d’une petite entreprise :
1. Envisagez de travailler à distance.
Plusieurs entreprises ont été contraintes de passer au travail à distance lorsque le COVID-19 est arrivé. Depuis lors, de nombreuses entreprises envisagent le travail à distance à grande échelle, car ce système réduit considérablement les frais généraux. Analysez votre entreprise et voyez quel poste est le mieux adapté à un tel système.
2. Automatisez vos tâches.
Tout est dans le nuage aujourd’hui et certains services vous permettent d’automatiser vos tâches quotidiennes. Au lieu d’engager du personnel supplémentaire pour faire le travail, essayez d’automatiser des fonctions telles que la facturation, le suivi des clients et la prise de rendez-vous.
3. Investissez dans la culture et réduire la rétention du personnel.
Vous cesserez d’embaucher des employés pour économiser sur les coûts si vous atteignez le bon nombre d’employés. Mais plus que cela, vous devez savoir qu’il est crucial pour les frais généraux de l’entreprise de se concentrer sur le maintien des employés que vous avez actuellement.
La rotation des employés coûte des milliards de dollars. Aux États-Unis, les entreprises dépensent chaque année 1 000 milliards de dollars pour la rotation du personnel.
4. Devenez « vert ».
Si vous n’êtes pas très prévenant, vos charges peuvent augmenter considérablement. Utilisez des solutions plus écologiques, comme les lampes à DEL, et choisissez une pièce qui laisse entrer plus de lumière. Passez à un format sans papier si vous le devez ! De nombreuses entreprises sont passées au zéro papier et sont encensées par leurs clients.
5. Envisagez de louer au lieu d’acheter.
Si vous avez besoin d’équipements spéciaux pour gérer votre entreprise, essayez de les louer ou de les mettre en crédit-bail. Vous n’aurez pas à vous soucier de l’entretien, des acomptes ou des réparations - et vous obtiendrez l’équipement dont vous avez besoin.
6. Engagez un comptable.
Vous pourriez penser que c’est contre-productif, mais ce n’est pas le cas.
En faisant appel à un comptable professionnel pour gérer vos finances, vous pouvez améliorer la précision et éviter les erreurs dans les dépenses financières. Un comptable peut aussi vous aider à identifier les domaines dans lesquels vous pouvez obtenir des déductions fiscales et vous aider à augmenter vos bénéfices.
7. Effectuez un audit de l’abonnement aux logiciels.
Lors du lancement de votre entreprise, vous vous êtes probablement abonné frénétiquement à divers services de cloud computing.
Revérifiez votre abonnement et voyez s’il y a quelque chose que vous pouvez regrouper. Par exemple, si vous payez séparément un site web, une campagne de marketing par e-mail, un service de génération de pistes et un domaine, envisagez de vous abonner à Strikingly.
Automatisation et réduction des frais généraux avec Strikingly
Image tirée de Strikingly
Strikingly, avant tout, est un constructeur de sites web qui vous permet de créer des sites web avec zéro code. L’éditeur de site web est ridiculement facile à utiliser et vous pouvez créer votre site web en ligne en 20 minutes ou moins.
Strikingly propose plus de 200 modèles qui conviennent parfaitement à votre entreprise. Tous les sites web créés sur Strikingly sont automatiquement optimisés. Vous n’avez donc pas à vous soucier d’engager des développeurs qui coûtent des milliers de dollars pour créer une version de votre site web adaptée aux mobiles.
La fonction de newsletter de Strikingly vous permet de mettre en place une campagne de courrier électronique pour recibler votre public et l’inciter à visiter votre site web.
Vous pouvez programmer des bulletins d’information et les envoyer à des segments spécifiques de visiteurs de votre site web. Par exemple, vous pouvez créer une newsletter qui sera envoyée uniquement aux personnes ayant effectué un achat dans votre boutique en ligne.
En ajoutant une section d’inscription à votre site web Strikingly, vous pouvez générer des pistes pour votre campagne. Vous pouvez aussi utiliser la fonction pop-up de Strikingly pour attirer davantage de prospects ou avertir les visiteurs d’un site web d’une vente.
Comprendre et calculer les frais généraux est un défi.
Il peut être difficile de maintenir les frais généraux de votre entreprise à un niveau minimum sans compromettre la qualité des produits et des services. Vous seriez surpris de voir combien de petites choses, telles que des flux de travail sans papier, peuvent transformer des frais généraux élevés en frais réduits au fil du temps.
En règle générale, essayez de réévaluer régulièrement votre situation financière. Vous pouvez le faire tous les mois ou tous les trimestres (mais ne le faites pas tous les ans - une année est une période très longue). Gardez un œil sur vos frais généraux et surveillez-les dès le premier jour.
C’est le seul moyen de gérer et de faire évoluer votre entreprise rapidement.
