Pendant la pandémie, de plus en plus de personnes se sont perfectionnées, ont quitté leur emploi et sont devenues des assistants virtuels. Ce secteur connaît une croissance fulgurante. Cependant, tout le monde ne sait pas ce qu’est une assistante virtuelle, ce qu’elle fait et combien elle est importante pour soutenir les petites entreprises.
La plupart des gens pensent que les assistants virtuels sont uniquement des assistants de direction ou des assistants personnels. Mais ils ne le sont pas ! Les assistants virtuels disposent d’un plus large éventail de compétences, y compris les tâches plus traditionnelles d’un assistant administratif.
Sommaire :
- Qu’est-ce qu’un assistant virtuel ?
- Que fait un assistant virtuel ?
Comment devenir un assistant virtuel ?
- Connaissez vos compétences.
- Décidez des services que vous voulez offrir.
- Déterminez comment vous voulez être payé.
- Acquérir l’équipement nécessaire.
- Recherchez des emplois d’assistant virtuel.
- Créez un portefeuille.
- Faites-vous connaître en tant qu’assistant virtuel.
- Envisager la spécialisation des compétences.
- Constituer un portefeuille d’assistant virtuel avec Strikingly
Qu’est-ce qu’un assistant virtuel ?
Image de site d’utilisateur Strikingly
Comme son nom l’indique, l’assistant virtuel travaille à distance. Ils offrent aux propriétaires d’entreprises des services administratifs, techniques et parfois de gestion des réseaux sociaux à distance.
Devenir un assistant virtuel a été le rêve de plusieurs personnes, surtout pendant la pandémie, car ça offre une certaine flexibilité et un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée. L’emploi d’assistant virtuel peut être à temps plein ou à temps partiel, et la rémunération peut être fixée par semaine ou par heure.
Que fait un assistant virtuel ?
Les fonctions d’un assistant virtuel sont notamment les suivantes :
- répondre aux appels téléphoniques
- gérer et répondre aux e-mails
- coordination des horaires et des calendriers
- préparatifs de voyage
- organisation des dossiers
- préparer des déclarations et des lettres
- transcription de documents
- gestion des réseaux sociaux
- répondre aux demandes des clients
- services de facturation et de comptabilité
- recrutement de talents
La tâche de l’assistant virtuel dépend de l’entreprise ou du nombre de tâches que le propriétaire de l’entreprise surcharge sur son assistant virtuel.
Comment devenir un assistant virtuel ?
Image de site d’utilisateur Strikingly
Si vous souhaitez devenir un assistant virtuel à temps plein ou à titre complémentaire, il existe quelques étapes pour vous aider à démarrer :
1. Connaissez vos compétences.
La première étape pour devenir un assistant virtuel consiste à déterminer les compétences que vous avez à offrir.
Rédigez un CV mettant en évidence vos compétences administratives et ce que vous pouvez apporter au poste. Votre CV doit aussi indiquer clairement aux futurs employeurs que vous êtes qualifié pour le poste que vous recherchez, même si vous avez une expérience minimale.
Voici les compétences les plus courantes dont vous aurez besoin pour devenir un assistant virtuel :
- Maîtrise de l’informatique.
Pour effectuer leurs tâches, les assistants virtuels utilisent un large éventail de programmes informatiques tels que Trello ou Asana pour gérer les tâches/projets, Zendesk pour gérer la communication avec les clients et le chat, Apollo et Snov pour générer des leads, etc.
En tant qu’assistant virtuel, vous devez être capable de naviguer sur l’internet et de l’utiliser pour vos recherches ou d’utiliser des logiciels basés sur le cloud pour le partage de fichiers, la gestion des mots de passe et la communication. Des compétences en matière de documents et de tableurs sont aussi essentielles.
- Communication orale et écrite.
La maîtrise de la communication est essentielle pour toutes les assistantes virtuelles, car vous devrez traiter les e-mails de votre employeur ou répondre aux clients de son entreprise.
- Compétences en matière d’édition.
Lorsque vous travaillez en tant qu’assistant virtuel, tous vos travaux doivent être exempts de fautes de frappe et de grammaire. Vous devez être à l’aise pour effectuer des recherches et taper des documents.
- Organisation et gestion du temps.
Étant donné que les assistants virtuels sont engagés pour aider à gérer les calendriers, les horaires, les rendez-vous et d’autres tâches, vous devez avoir des compétences exceptionnelles en matière d’organisation et de gestion du temps.
Vous devez savoir gérer vos tâches en fonction de votre temps et adapter ou créer des systèmes d’organisation. Certaines assistantes virtuelles travaillent aussi avec plusieurs clients, ce qui rend ces compétences encore plus importantes.
- Aptitude à la dactylographie.
Être un assistant virtuel signifie que vous travaillerez sur un ordinateur et que vous taperez beaucoup. Si vous tapez plus vite, vous serez en mesure d’accomplir vos tâches en moins de temps. En moyenne, vous devez taper au moins 50 mots par minute.
2. Décidez des services que vous voulez offrir.
Si vous avez une liste de compétences à offrir, vous pouvez cibler des clients spécifiques en fonction de ce que vous pouvez faire efficacement et volontiers.
Comme mentionné précédemment, les tâches et les responsabilités peuvent varier en fonction du secteur d’activité de votre client. Par exemple, si vous travaillez pour une société immobilière, vous pouvez vous attendre à devoir passer des appels sortants, organiser des réunions, fixer des rendez-vous et trouver des clients potentiels.
3. Déterminez comment vous voulez être payé.
En plus d’identifier vos compétences et les services que vous souhaitez offrir, il est important de comprendre comment et combien vous serez payé. Vous pouvez fixer votre rémunération à l’heure ou la facturer à la tâche accomplie. Certains travailleurs paient chaque semaine ou chaque mois.
Lorsque vous réfléchissez à votre structure salariale, pensez au chiffre qui vaudra votre temps. En tant qu’assistant virtuel, vous devez restructurer votre façon de penser pour ne pas être un salarié.
Les assistants virtuels sont des entrepreneurs indépendants - techniquement, des propriétaires d’entreprises et des sous-traitants d’autres entreprises.
Vous devez savoir que vous ne recevez pas d’indemnité de congé, d’indemnité de maladie ou de congés payés. Vous devez tenir compte de tout cela, car vous devrez aussi payer votre assurance maladie ou votre régime de retraite.
Arrêtez de penser au salaire moyen d’un assistant virtuel - car il n’existe pas. Vos qualifications, votre expérience ainsi que le budget, le secteur et les objectifs du client potentiel détermineront votre tarif.
En tant qu’assistant virtuel indépendant, vous devez connaître votre prix. Essayez de négocier si la structure tarifaire de votre employeur ne vous convient pas.
4. Acquérir l’équipement nécessaire.
Avant de devenir assistant virtuel, vous devez disposer de tout le matériel nécessaire.
Certains assistants virtuels utilisent leur téléphone et leur ordinateur portable pour travailler, et celles qui font du travail de proximité ont besoin d’un casque avec un microphone et une suppression du bruit. En général, vous aurez besoin des éléments suivants :
- Un ordinateur de bureau ou portable en état de marche
- Une connexion internet rapide et fiable
- Un casque anti-bruit et microphone
- Une imprimante qui peut copier et numériser des documents
- Un moniteur supplémentaire… facultatif, mais utile
Image de site d’utilisateur Strikingly
5. Recherchez des emplois d’assistant virtuel.
Commencez votre carrière d’assistant virtuel en recherchant des clients. Vous pouvez contacter différentes agences ou publier vos annonces sur diverses plateformes de recrutement. Voici quelques exemples :
- Upwork
- Freelancer
- Fiverr
- People per Hour
- Toptal
- Flexjobs
- SimplyHired
- Guru
- Freelancer
- Hubstaff Talent
Au début de votre parcours en tant qu’assistant virtuel, vous devrez peut-être accepter des tarifs plus bas que prévu. Vous pouvez augmenter progressivement vos tarifs au fur et à mesure que vous gagnez en expérience.
6. Créez un portefeuille.
Lorsque l’un de vos projets est terminé, demandez au client de vous faire part de ses commentaires et commencez à constituer votre portefeuille. Le portfolio doit comprendre vos compétences, votre historique de travail et les commentaires des clients.
Le portfolio doit devenir votre CV en ligne. Lorsque vous commencez à constituer votre portefeuille, vous avez plus de chances d’obtenir davantage de clients.
7. Faites-vous connaître en tant qu’assistant virtuel.
Votre succès en tant qu’assistant virtuel dépend largement de la manière dont vous vous commercialisez. Vous pouvez rejoindre des groupes de freelances et mettre à jour votre profil professionnel sur LinkedIn. L’objectif est de vous rendre plus visible en ligne.
Vous pouvez aussi commencer à envoyer des e-mails à vos amis ou aux entreprises de votre région, en proposant vos services en tant qu’assistant virtuel.
8. Envisager la spécialisation des compétences.
Au fur et à mesure que vous progressez dans votre carrière d’assistant virtuel, augmentez votre taux de rétention en vous concentrant sur un marché de niche.
Vous pouvez développer une compétence particulière et vous présenter comme un expert dans ce secteur. Par exemple, vous pouvez vous présenter comme un spécialiste de l’assistance à la clientèle ou un expert en marketing par e-mail.
Constituer un portefeuille d’assistant virtuel avec Strikingly
Image de site d’utilisateur Strikingly
Devenir assistant virtuel peut être coûteux, surtout si l’on considère l’achat de nouveaux équipements.
C’est là que Strikingly vient à la rescousse. Nous proposons des modèles de sites web personnels gratuits à tous ceux qui souhaitent devenir assistant virtuel. Vous pouvez modifier les modèles gratuitement. Et voici quelques conseils pour vous aider à créer un portfolio d’assistante virtuelle Strikingly:
- Utilisez un bon cliché. Si les clients voient votre photo, ils savent qu’ils ont affaire à une personne réelle, ce qui crée un certain niveau de confiance.
- Utilisez une section de réservation pour que vos clients puissent facilement programmer un appel ou un entretien avec vous.
- Ajoutez une feuille de calcul des prix pour répertorier vos services et les prix de chacun. Vous pouvez ajouter un taux horaire en fonction des tâches demandées par vos clients.
- Utilisez la section de la liste des caractéristiques pour mettre en valeur vos compétences. Dans cette section, vous pouvez ajouter une image et du texte. Ajoutez de superbes images à votre site web pour le rendre plus attrayant.
- Ajoutez une section « Formulaire de contact ». Cette section encourage les employeurs potentiels à vous contacter pour des entretiens ou des questions.
- Mettez en place un plan annuel et achetez un domaine pour marquer l’URL de votre site web. Vous pouvez obtenir un domaine gratuit pendant un an si vous vous inscrivez à l’un de nos plans annuels et plus. Soumettez votre propre portefeuille d’assistante virtuelle avec l’adresse melodyvirtualassistant.com.
- Une fois que vous avez le domaine, achetez une adresse e-mail de marque - ça vous donnera un air plus professionnel lorsque vous communiquerez avec vos clients. L’adresse e-mail de la marque doit ressembler à me@melodyvirtualassistant.com.
Travailler en tant qu’assistant virtuel présente de grands avantages, notamment l’équilibre tant convoité entre vie professionnelle et vie privée, ainsi qu’une rémunération élevée. Vous aurez peut-être du mal à trouver votre premier emploi d’assistant virtuel, mais ne désespérez pas.
Selon Truelist, 50 % des personnes dans le monde travaillent à distance 2,5 jours par semaine, et les assistants virtuels réduisent les coûts d’exploitation de 78 %. Ces deux faits à eux seuls devraient vous donner une vision plus positive du métier d’assistant virtuel.
Le marché n’est pas saturé. Alors que la pandémie s’estompe lentement, de plus en plus d’entreprises s’ouvrent. Étant donné que l’embauche d’assistants virtuels permet aux entreprises d’économiser des coûts, l’embauche d’assistants virtuels se poursuivra à l’avenir.
Commencez à constituer votre portefeuille dès aujourd’hui avec nous et préparez-vous à votre avenir en tant qu’assistant virtuel.
