Que vous soyez un débutant ou un professionnel, vous devez maîtriser l’art d’écrire un mail professionnel pour faire avancer votre carrière. Il s’agit du moyen de communication le plus répandu à travers le monde. Celui qui lira votre email professionnel, décidera à moitié s’il souhaite continuer à collaborer avec vous. C’est pour cela que vous devez savoir ce que vous faites avec exactitude lors de la rédaction des mails.
Beaucoup de gens peuvent vous apprendre à rédiger des mails professionnels, mais de simples indications ne suffisent pas. Pour une chose aussi importante que la rédaction, il est préférable de maîtriser et de suivre des conseils de base si vous souhaitez développer votre entreprise efficacement.
∙ Découvrez les 10 Conseils pour Rédiger un Email Professionnel !
Nous vous ferons découvrir dans cet article, tout ce qu’il y a à savoir sur la rédaction d’un email professionnel à travers les points suivants :
- Rédigez une Ligne d’Objet Accrocheuse
- Énoncez votre Objectif
- Rendez l’Email Concis
- Soyez Professionnel
- Rappelez-leur qui vous Êtes
- Renforcez vos Objectifs
- Soyez Courtois dans Vos Remarques Finales
- Créez votre Signature Standard
- Relisez votre Email avant l’Envoi
- Faites un Suivi
1. Rédigez une Ligne d’Objet Accrocheuse
Il y a de fortes chances que vos destinataires soient déjà inondés de mails dans leurs boîtes de réception. Dans ce cas précis, les gens choisissent ce qu’ils souhaitent lire et ce qu’ils envoient à la corbeille. En rendant votre ligne d’objet significative, cela incitera les destinataires à lire votre email professionnel.
La clé pour rédiger une ligne d’objet accrocheuse est de la rendre précise d’une manière qui suscite de la curiosité dans l’esprit du lecteur. De nombreux mails marketing utilisent des citations dans les lignes d’objet telles que “Souhaitez-vous recevoir un coupon ou un bon de réduction lors de votre prochaine visite ?”. En posant une question de ce genre, vous inciterez le lecteur à ouvrir votre email professionnel pour le lire.
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2. Énoncez votre Objectif
Si votre destinataire ne trouve pas l’objectif de votre email professionnel dès le départ, alors il pourrait le parcourir en ne prêtant pas attention aux points importants. Il est donc crucial de d’indiquer et de résumer l’objectif de votre mail dès le départ. Grâce à cela, vos lecteurs seront en mesure d’évaluer l’urgence de vos mails et d’y répondre en conséquence.
Peu importe la longueur du corps de votre email professionnel, si le lecteur connaît l’objectif principal, il sera plus intéressé de lire jusqu’au bout. La durée d’attention des êtres-humains à l’ère du numérique est très faible. Il est nécessaire d’utiliser des techniques et des astuces pour pousser à la lecture afin d’augmenter l’engagement par email.
3. Rendez l’Email Concis
Chaque email professionnel doit être concis. Si vous commencez à écrire de longs paragraphes avec peu de contenus, alors vos mails perdront de l’importance aux yeux des lecteurs. Les gens aiment gérer le temps efficacement et c’est pour cela qu’il est nécessaire de valoriser le temps de lecture. La capacité d’attention d’un individu moyen, ne lui permet pas de lire des mails trop longs.
L’utilisation du jargon de rue n’aide pas non plus. Un email professionnel doit être écrit dans un langage clair et décent sans être compliqué ou trop décontracté. Si vous recevez un email de la part d'une marque ou de l’un de vos collègues, vous pouvez le lire plusieurs fois pour saisir le ton utilisé. Essayez de vous immerger pour mieux comprendre ce style et en apprendre plus sur la rédaction des emails professionnels. Vous pourrez ensuite adopter le style idéal automatiquement pour chaque email professionnel que vous rédigez et fidéliser les abonnés.
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4. Soyez Professionnel
Lors de la rédaction d’un email professionnel, il est essentiel que vous ayez l’air professionnel. Cela signifie par exemple qu’il est déconseillé d’utiliser de l’argot. Ce style donne une mauvaise impression aux lecteurs et rend vos mails professionnels difficiles à lire. Le ton décontracté peut éventuellement faire l’affaire à condition de choisir les mots avec précaution.
Être professionnel ne signifie non plus que vous ne devez pas être amical. Vous pouvez utiliser un ton chaleureux en faisant attention aux mots que vous choisissez. Si vous travaillez dans une multinationale ou que vous soyez propriétaire d’une entreprise à l’international, vous devez être extrêmement prudent à ce sujet. Si un certain type d’argot est considéré comme étant correct dans votre pays, ce n’est peut-être pas le cas ailleurs.
5. Rappelez-leur qui vous Êtes
Si vous avez déjà collaboré avec vos destinataires ou que vous les avez rencontrés en personne, vous devriez le mentionner dans votre email professionnel. Vous pouvez par exemple ajouter le lieu de votre rencontre ou l’engagement pris avec vous durant des conversations passées. Cela aidera les lecteurs à identifier qui vous êtes et permettra d’accélérer les réponses.
C’est une technique qui est souvent utilisée dans les mails marketing qui sont considérés comme des sortes d’emails professionnels. Si vous visitez un site web et que vous vous inscrivez à une newsletter, on vous rappellera sûrement la liste des produits que vous avez déjà consulté en visitant le site.
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6. Renforcez vos Objectifs
Lorsque vous terminez la rédaction de votre email professionnel et avant de passer aux marques de clôture, assurez-vous de résumer votre objectif et votre intention en une ou deux lignes. Cela n’allongera pas votre email, mais indiquera clairement aux lecteurs ce que vous attendez d’eux.
L’email professionnel est toujours envoyé avec un objectif clair et précis. Assurez-vous de l’indiquer clairement à vos destinataires. En envoyant des mails extravagants, alors que ce n’est pas nécessaire, vous perdrez de la valeur aux yeux de vos collègues et clients. Le processus d’acquisition client fonctionne d’une manière logique avec des mails professionnels et des objectifs déterminés à l’avance.
7. Soyez Courtois dans Vos Remarques Finales
Dans un monde où tout le monde est occupé, il est bon de se montrer gentil avec les autres. Tout le monde n’a pas le temps pour ces formalités. Il est cependant impossible d’ignorer l’impact que cela a sur les lecteurs.
Lorsque les lecteurs se sentent appréciés, ils seront plus enclins à répondre à l’objectif de votre email professionnel. Remerciez donc le destinataire d’avoir pris le temps de lire votre email et ajoutez une ligne pour donner l’impression que vous attendez sa réponse avec impatience. C’est ce qui vous aidera à obtenir plus d’abonnés.
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8. Créez votre Signature Standard
Il est primordial de créer une signature standard que vous pourrez utiliser pour signer chaque email professionnel que vous envoyez. De cette manière, vous n’aurez pas à réfléchir à chaque fois à la façon d’écrire votre nom, votre désignation ou encore votre poste. Cela vous fera gagner du temps et permettra aux destinataires de se rappeler de vous.
Ne sous-estimez pas l’importance de préciser que chaque destinataire ne doit pas hésiter à vous répondre. Il convient de mettre cela dans le premier email que vous envoyez pour éviter justement d’en écrire plusieurs juste pour rappeler aux destinataires que vous leur prêtez attention. C’est une manière d’attirer les visiteurs sur votre site web.
9. Relisez votre Email avant l’Envoi
Peu importe votre niveau d’expertise dans le domaine de la rédaction des emails professionnels, il est possible de faire des erreurs de grammaire ou d’orthographe. Vous pourriez même oublier d’écrire quelque chose que vous souhaitiez aborder. Prenez l’habitude de relire chaque email professionnel avant de l’envoyer.
Lors de la relecture, assurez-vous d’inclure tous les éléments nécessaires d’un email professionnel. Voici certains de ces éléments :
- Un sujet approprié qui est concis et complet.
- Une marque de salutation respectueuse et appropriée pour indiquer qu’il s’agit d’un email professionnel.
- Un corps principal qui indique clairement l’objectif de votre email.
- Des remarques de clôture respectueuses.
- Votre signature.
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10. Faites un Suivi
Il est nécessaire de trouver un équilibre entre l’envoi de trop de mails et un suivi courtois pour éviter que vos emails professionnels ne soient ignorés. Assurez-vous que votre travail est fait en restant en contact avec vos destinataires et en demandant poliment des mises à jour. Le suivi vous permettra d’augmenter votre taux de conversion en poussant les lecteurs à s’intéresser un peu plus à votre entreprise.
Pour Conclure
En suivant toutes les instructions et astuces mentionnés ci-dessus, vous pourriez atteindre les objectifs souhaités pour l’envoi de vos mails professionnels. Vous pouvez continuer à pratiquer en développant vos compétences en communication. Cela vous aidera à refléter votre personnalité lorsque vous rencontrerez ceux qui ont déjà reçu un email professionnel de votre part.
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Si vous écrivez un email à un client, gardez à l’esprit qu’une adresse email sur un domaine professionnel, donne une impression parfaite. Vous pouvez créer votre site web de marque via le constructeur de sites Strikingly afin d’avoir une adresse mail adéquate et pouvoir rédiger chaque email professionnel que vous souhaitez. Cela vous permettra de porter vos efforts de sensibilisation à de très hauts niveaux.
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Strikingly propose de nombreux autres outils pour vous aider à obtenir une navigation plus fluide et pouvoir l’offrir à vos visiteurs et clients. Les sites web sur la plateforme sont faciles à créer et très simples à mettre à jour. Vous pourrez ainsi exploiter la stratégie de l’email professionnel pour développer votre entreprise et forger une solide présence en ligne.
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