Les communications numériques ont très largement pris la place des moyens traditionnels utilisés à une certaine époque par les entreprises. Avec la crise sanitaire qui touché le monde entier, les gens s’appuient à présent sur des outils de communication comme Slack pour échanger avec leurs collègues. Par conséquent, l’étiquette mail professionnelle est devenue indispensable pour chaque société qui se respecte.
Une bonne étiquette mail peut vous permettre de créer une impression importante sur vos collègues, clients et consommateurs. Avec des formats adaptés et un aspect professionnel, vous serez en mesure de faire entendre votre voix plus facilement. C’est pour cela qu’il est recommandé de créer un système avec une adresse mail professionnelle pour gérer les clients efficacement.
Découvrez les Stratégies pour Créer une Étiquette Mail Professionnelle !
L’étiquette mail est un ensemble d’aspects permettant d’assurer les communications via des emails professionnels. Cela implique toutes les informations d’identification d’un message professionnel comme les lignes d’objets, les polices adaptées, les appels à l’action, les structures pour les contenus et les relectures.
Il est nécessaire de se concentrer sur les destinataires des messages en veillant à ce que les formats soient corrects. Nous vous ferons découvrir dans cet article quelques directives pour créer une étiquette mail professionnelle en vous proposant les meilleures stratégies possibles à travers les points suivants :
- La Ligne d’Objet Simple et Unique
- Une Police Standard
- Une Manière Appropriée d’Informer le Destinataire
- La Copie Carbone
- Une Structure Adaptée pour les Messages
- L’Appel à l’Action
- La Conclusion Professionnelle
1. La Ligne d’Objet Simple et Unique
Si vous souhaitez savoir ce qu’est réellement l’étiquette mail professionnelle, vous devez comprendre que la ligne d’objet en est l’aspect le plus important. Lorsque les clients ouvrent leurs emails, la ligne d’objet est la première chose qu’ils vérifient. Vous pouvez la considérer comme étant le sujet de votre message ou encore son titre. La ligne d’objet doit être précise afin que les lecteurs puissent facilement comprendre le contexte de vos messages.
Si votre ligne d’objet n’est pas correcte, alors les commentaires et avis de vos clients ne seront pas bons. Cela doit montrer le but de votre message de manière pragmatique à travers quelques mots ou une seule phrase simple. Si vous parvenez à garder votre ligne d’objet brève, alors les lecteurs pourront plus facilement comprendre en quoi consiste vos messages.
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La majorité des lignes d’objet pour les emails professionnels contiennent entre 3 et 5 mots en fonction du message. Par exemple, si vous envisagez de postuler à un emploi, alors vous pouvez examiner des lignes comme “Emploi pour Optimisation des Moteurs de Recherche” ou encore “Emploi pour Expertise Informatique”. Ce sont des lignes brèves qui facilitent la compréhension des destinataires.
Lorsque vous travaillez sur une étiquette mail professionnelle, vous ne devez absolument pas ignorer la ligne d’objet. C’est un détail essentiel surtout si vous êtes propriétaire d’une entreprise. La moindre négligence vous fera perdre des clients et augmentera le taux de rebond de votre site web. Vous devez créer une bonne impression afin que les destinataires donnent la priorité à vos mails par rapport aux autres.
2. Une Police Standard
Il est généralement recommandé d’écrire des mails propres et bien organisés, mais vous devez également leur donner un aspect professionnel. Si vous regardez les paramètres par défaut, la couleur des textes est habituellement noire avec une police simple. Vous devez par conséquent, envisager des couleurs et des polices standards pour améliorer votre étiquette mail professionnelle. C’est totalement différent de ce que vous faites lorsque vous choisissez des polices pour le logo de votre site web.
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Comme pour les logos, le professionnalisme est une règle importante pour l’envoi des emails professionnels. Cela permettra à vos destinataires de mieux comprendre vos messages et de s’assurer qu’ils viennent bien de vous. Les meilleures polices pour une étiquette mail sont les suivantes :
- Avenir
- Arial
- Calibri
- Cambria
- Constantia
- Corbel
3. Une Manière Appropriée d’Informer le Destinataire
Durant votre passage scolaire, vous avez peut-être étudié les différences entre les messages formels et informels. Vous communiquez avec vos destinataires via des étiquettes comme M, Mme, …, etc. Eh bien, c’est la même chose pour ce qui est de l’étiquette mail professionnelle. Vous devez communiquer avec vos destinataires en utilisant les mêmes étiquettes.
Si vous êtes en contact depuis longtemps, alors vous pouvez utiliser le prénom pour créer un sentiment de familiarité. Par exemple, vous pouvez utiliser des phrases comme “Bonjour M. Marchais” ou encore “Bienvenu M. Marchais” pour commencer votre mail de manière plus professionnelle. Tous les grands services de messagerie considèrent ce concept comme faisant partie des meilleures pratiques de communication.
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Si vous faites une demande d’emploi que vous soyez freelance ou salarié, la perspective professionnelle devient encore plus importante. Vous n’obtiendrez jamais d’emplois de grande qualité si vous ne fournissez pas d’efforts pour rédiger vos mails. Si vous devez envoyer une candidature, mais que la liste de diffusion ne contient pas le nom du destinataire, alors utilisez une formule du style “À qui de Droit” afin de garder un aspect professionnel.
4. La Copie Carbone
L’utilisation de la copie carbone pour un groupe de contacts est idéale pour garantir une bonne étiquette mail professionnelle. Ces contacts pourront se connecter entre eux via la messagerie.
Cette stratégie est surtout intéressante lorsque vous envoyez un mail à vos collègues et que vous souhaitez que chaque destinataire sache que tous les membres du groupe peuvent visualiser les contenus.
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L’option CC rend visible votre nom et votre adresse mail pour tous les gens qui reçoivent votre email. Vous devez vous montrer prudent lorsque vous utilisez cette option. La majorité des entreprises emploient la copie carbone puisqu’elles doivent transmettre leurs messages à tous les membres de leurs équipes.
Si vous envoyez un message à un groupe de personnes qui ne se connaissent pas, vous pouvez utiliser une copie carbone invisible BCC. Contrairement à l’option CC, celle-ci ne rend visible ni le nom, ni l’adresse mail de l’expéditeur.
5. Une Structure Adaptée pour les Messages
Il est possible d’utiliser de nombreuses techniques de structuration et d’organisation pour vous assurer que vos mails soient facilement compris par vos destinataires. Vous pouvez organiser les paragraphes en divisant les plus gros afin d’améliorer la visibilité. Si vous avez une bonne expérience dans le domaine de la rédaction, alors vous pourrez entrer dans une l’industrie des auteurs web afin de réaliser des projets en rapport avec l’étiquette mail professionnelle.
L’une des règle essentielle dans l’écriture des mails professionnels, est d’écrire avec une lisibilité optimale. Cela n’est possible que si vous maîtrisez toutes les techniques. Par exemple, si vous rédigez un émail long, vous devez le découper en petits paragraphes et utiliser des listes numérotées et des listes à puces pour les informations cruciales. Assurez-vous que les différentes parties de votre mail soient interconnectées et faites en sorte que votre première ligne décrive tout le message.
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Si vous souhaitez créer un site web d’écrivain, vous pouvez opter pour le constructeur de sites web Strikingly. Il s’agit de l’une des meilleures plateformes pour créer des sites à des prix très abordables. Avec les nombreuses options et fonctionnalités disponibles, vous pourrez transformer votre site en un espace convivial et simple à utiliser.
6. L’Appel à l’Action
La meilleure manière de conclure un message pour maîtriser l’étiquette mail professionnelle, est d’intégrer un appel à l’action. Ces boutons permettent à vos destinataires de comprendre ce qu’ils doivent faire après la lecture de votre message. Des sociétés de messagerie professionnelle, utilisent cette stratégie dans leurs emails. Vous pouvez adapter vos appels à l’action à votre adresse mail de domaine pour obtenir plus d’efficacité.
Grâce au CTA, vous pouvez appeler votre client à participer à une réunion, une démonstration, une présentation ou une réponse générale. C’est une stratégie cruciale pour améliorer votre étiquette mail professionnelle et faire comprendre à vos destinataires, ce qu’ils doivent faire.
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7. La Conclusion Professionnelle
En dehors des appels à l’action, vous devez toujours conclure vos messages de manière professionnelle en utilisant des formules comme “Merci” et “Cordialement” par exemple. Si nécessaire, vous pouvez ajouter votre nom, votre signature, votre poste et votre numéro de téléphone en bas de la page. Ces détails vous seront bénéfiques puisqu’ils vous permettront de créer une étiquette mail bien plus professionnelle.
L’une des règles pour rédiger un email, est de maintenir un certain degré de professionnalisme tout au long du texte. Vous devez par conséquent, vous déconnecter de vos sentiments et utiliser des typographies utiles pour rédiger vos mails.
Pour Conclure
Avec la crise sanitaire actuelle, les entreprises considèrent le marketing numérique comme étant un moyen efficace de gagner sa vie. Une grande majorité de professionnels considèrent que les services de messagerie sont les outils les plus efficaces lorsqu’il s’agit de réaliser des campagnes de marketing. Par rapport au marketing des réseaux sociaux, le marketing par email génère davantage de prospects, un plus grand succès, une grande rentabilité et une augmentation des ventes.
Strikingly est une plateforme très fiable pour les entreprises qui souhaitent réaliser une étiquette mail professionnelle. Vous pourrez créer des adresses personnalisées sur la plateforme qui rehausseront vos campagnes et leur donneront plus de visibilité.
Grâce à votre adresse mail personnalisée, vous aurez un domaine de messagerie approprié sous la forme “VotreNom@VotreDomaine.COM” par exemple. Vous ne serez plus dérangé par le fait que vos utilisateurs reçoivent des messages de la part de vos services.
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