Que vous soyez fraîchement diplômé ou que vous ayez beaucoup d'expérience dans votre domaine, l'art de rédiger un e-mail professionnel est synonyme de croissance dans votre carrière professionnelle. Malgré l'évolution des réseaux sociaux au cours de la dernière décennie, de nombreux entrepreneurs pensent que l'influence du courrier électronique n'est plus la même qu'avant. Pourtant, le fait est que plus de 306 milliards d'e-mails sont envoyés et reçus chaque jour.
Ils sont l'un des moyens de communication les plus importants dans le monde numérique d'aujourd'hui. C'est pour cette raison que vous devez savoir comment rédiger un e-mail professionnel. Dans le secteur du numérique, il est largement admis que la première impression est la dernière. Lorsqu'un client lit ne serait-ce que la moitié d'un courriel professionnel que vous avez rédigé, il décide déjà de collaborer ou non avec vous à l'avenir. Par conséquent, vous devez savoir précisément ce qu'il faut faire lors de la rédaction de vos e-mails.
Sur YouTube et Google, vous trouverez de nombreux guides pratiques sur la rédaction d'un e-mail professionnel, mais quelques conseils ne suffisent pas. Étant donné que vous êtes un chef d'entreprise expérimenté, vous devez apprendre les conseils essentiels pour rédiger des e-mails professionnels afin d'avoir l'esprit tranquille.
Qu'est-ce qu'un courriel professionnel ?
L'élément le plus significatif qui différencie un e-mail ordinaire d'un e-mail professionnel est que ce dernier inclut le nom de votre entreprise. Par conséquent, lorsque nous parlons des éléments d'un courriel professionnel, votre nom commercial doit être l'élément principal de votre adresse électronique. Un autre élément à prendre en compte lorsque vous rédigez un e-mail professionnel est qu'il doit inclure votre domaine personnalisé.
La création d'une adresse électronique professionnelle peut être difficile, surtout si vous êtes nouveau dans le monde des affaires. Cependant, elle est essentielle à la croissance et au succès constant de votre entreprise. Vous devez commencer par créer un domaine personnalisé pour votre entreprise si vous n'en avez pas déjà un. Si vous n'avez pas d'adresse électronique professionnelle à côté de votre nom de domaine.), vous ne pouvez tout simplement pas donner un aspect professionnel à votre entreprise.
Comment rédiger un e-mail professionnel
1) Identifiez vos objectifs
Avant de rédiger un e-mail professionnel, vous devez vous demander quelle action les destinataires vont entreprendre après l'avoir lu. Une fois que vous avez réfléchi à l'objectif de votre e-mail, vous devez vous assurer que tout le contenu soutient votre message. Par exemple, si vous voulez que vos destinataires examinent un rapport que vous avez joint à votre message, vous pouvez leur indiquer :
- Le type de rapport que vous avez envoyé
- Les raisons pour lesquelles ils devraient examiner votre rapport
- Le type de retour dont vous avez besoin
- La date limite de la tâche
2) Tenez compte de votre public cible
Lorsque vous rédigez un courriel professionnel, veillez à ce que votre ton corresponde à votre public cible. Par exemple, si vous envoyez un courriel à un propriétaire d'entreprise que vous n'avez jamais rencontré auparavant, vous devez conserver un style poli, sans aucun sens de l'humour. En revanche, si vous vous adressez à un collègue ou à un entrepreneur avec lequel vous entretenez de bonnes relations, vous pouvez adopter une approche plus amicale.
Lorsque vous envoyez un courrier électronique à un public cible, la cohérence n'est pas un facteur très important. Dans un public, vous avez des personnes différentes avec des personnalités différentes. Par exemple, certaines personnes sont sérieuses, tandis que d'autres aiment un peu de badinage. Comme vous ne pouvez pas supposer tous les caractères, il serait préférable de segmenter le public en fonction des personnes auxquelles vous avez déjà envoyé des e-mails et de celles à qui vous devez encore envoyer.
3) Soyez concis
On a toujours l'impression que votre public a peu de temps pour lire votre e-mail. Il serait donc utile que votre message soit aussi bref que possible, sans omettre aucune information importante. D'autre part, vous ne devez pas donner la priorité à trop de sujets, car cela rendrait votre message long, frustrant à lire ou difficile à suivre.
Lorsque vous rédigez un e-mail professionnel, vous devez supprimer toutes les informations inutiles. Il est inutile d'inclure des informations qui ne sont pas pertinentes pour votre sujet. Vous devez écrire des phrases simples et courtes, directes et sans mots de remplissage. Plus votre e-mail se lit facilement, plus vous pouvez espérer des conversions.
4) Relisez votre e-mail
Un e-mail professionnel ne contient aucune erreur si et seulement si votre contenu comporte tous les éléments. Cela montre la diligence et le professionnalisme et ajoute beaucoup de crédibilité en tant que propriétaire d'entreprise. Avant d'envoyer un courriel à vos destinataires, assurez-vous que votre contenu ne comporte aucune erreur grammaticale ou syntaxique.
Plus important encore, vous devez vérifier si vous avez inclus des pièces jointes dans votre message. Ensuite, si l'e-mail est essentiel pour les parties prenantes, vous pouvez demander à vos conseillers ou collègues de le relire.
5) Adoptez un format professionnel
Lorsque vous rédigez un e-mail professionnel, vous devez tenir compte de cinq éléments clés. Voici une ventilation de chaque élément d'un courriel professionnel :
- La ligne d'objet : C'est une petite partie au début de votre email où vous résumez les raisons de votre message ou l'objectif de votre communication. Il est important de noter que vous pouvez envoyer des e-mails sans ligne d'objet. Cependant, votre courriel perd alors son aspect professionnel. L'objet doit faire partie de votre message afin que le public sache exactement ce qu'il doit attendre de votre contenu. Ils peuvent également localiser rapidement les messages en cas de besoin.
- Salutation : Il s'agit de la première ligne du contenu de votre e-mail professionnel et elle contient généralement une salutation. Par exemple, "Bonjour, M. Federer".
- Corps : il s'agit de la partie centrale du contenu de votre e-mail, car c'est ici que vous partagerez l'intégralité de votre message.
- Clôture : Il s'agit de la dernière partie du contenu de votre e-mail, avant que les signatures ne concluent votre message. En général, les chefs d'entreprise réitèrent les demandes qu'ils ont formulées dans le corps de l'e-mail.
- Signature : L'identité aide les destinataires à identifier les expéditeurs par le nom, le titre et d'autres informations pertinentes pour votre panneau de communication. Les programmes de messagerie vous permettent d'ajouter une signature fixe à la fin de chaque e-mail que vous envoyez.
Créer une adresse électronique professionnelle sur Strikingly
Image de Strikingly
Strikingly est un constructeur de sites web qui offre une combinaison parfaite permettant aux utilisateurs de réaliser une entreprise bien établie tout en répondant à leurs exigences en matière de communication professionnelle. Tout d'abord, nous vous permettons de créer une marque professionnelle pour votre entreprise en créant un site web. Une fois inscrit sur notre plateforme, vous aurez accès à de nombreux modèles de sites web prêts à l'emploi et réactifs. Tous ces modèles sont adaptés pour donner à votre entreprise un aspect professionnel.
Image de Strikingly
Si vous avez déjà un domaine de site web, vous pouvez le conserver. Toutefois, Strikingly vous permet de transférer un domaine personnalisé vers votre site web ou d'enregistrer un nouvel environnement. Lorsque vous recherchez votre domaine préféré, vous verrez de nombreuses suggestions au cas où votre préférence ne serait pas disponible. Une fois que vous avez choisi le bon domaine pour votre entreprise, vous pouvez créer une adresse électronique professionnelle.
Lorsque vous vous connectez à votre compte Strikingly, vous verrez quatre onglets sur votre tableau de bord, à savoir: les sites, domaine, e-mail professionnel, et audience. Une fois que vous avez enregistré votre nouveau domaine personnalisé, vous pouvez taper votre nouvelle adresse e-mail, et il vous montrera des suggestions pertinentes au cas où votre e-mail préféré ne serait pas disponible. Ensuite, vous pouvez simplement choisir la meilleure version pour votre e-mail et l'enregistrer.
Il est très important d'écrire un e-mail professionnel dans le cadre de vos communications professionnelles. Il vous aide à développer une personnalité de marque et garantit une identité unique pour les produits et services de l'entreprise.
Lors de la création d'une adresse électronique professionnelle, vous devez donner la priorité à de nombreux éléments de votre domaine et acheter des comptes de messagerie que vous utiliserez dans vos communications professionnelles. En outre, vous devez tenir compte de l'efficacité d'une caractéristique ou d'une fonction particulière que vous incluez dans votre site web.
Strikingly permet à ses utilisateurs de gérer très facilement leurs sites web. Vous pouvez acheter un domaine personnalisé ou transférer votre domaine existant pour créer une messagerie professionnelle à un prix raisonnable. Les propriétaires d'entreprises et les entrepreneurs utilisent toujours une approche rentable lors de la création de leurs sites web. Ils veulent les meilleurs outils et services disponibles pour gérer efficacement leurs sites web.
Conclusion
Image de Strikingly
La création d'un site web professionnel pour présenter votre entreprise et d'une messagerie électronique professionnelle peut jouer un rôle essentiel dans la croissance de votre entreprise. Lorsque vous disposez de l'ensemble du mécanisme en ligne pour vos activités de sensibilisation, il est plus facile de développer vos opérations et de concurrencer d'autres secteurs.
Si vous suivez les conseils pertinents pour rédiger un e-mail professionnel, vous finirez par être récompensé pour l'envoi de vos courriels. En outre, vous devez continuer à mettre en pratique vos compétences en matière de communication afin que, lorsque vous rencontrez vos clients en personne, votre personnalité reflète l'impression que vous avez donnée en rédigeant un courrier électronique professionnel.
Image de Strikingly
Si vous écrivez un courrier électronique professionnel à un client, n'oubliez pas que le fait d'avoir une adresse électronique sur votre domaine professionnel crée une impression de qualité. Vous pouvez créer une adresse électronique personnalisée pour augmenter votre portée en ligne en créant un site web de marque sur Strikingly.
