La dernière décennie a été témoin d’une croissance sans précédent concernant les événements spéciaux. Les experts estiment que les organisations et les particuliers dépensent 500 milliards de dollars par an pour les événements. Cela signifie qu’il existe un vaste marché pour les services de planification d’événements. Les personnes qui travaillent dans ce domaine peuvent rapidement s’étendre à d’autres secteurs d’activité. Les gens qui veulent se lancer dans la planification d’événements peuvent s’attendre à une carrière enrichissante et fructueuse.
Découvrez les Ficelles de la Planification d’Événements !
Nous vous ferons découvrir dans cet article, tout ce qu’il y a à savoir sur la planification d’événements à travers les éléments suivants :
- Comment Démarrer une Entreprise de Planification d’Événements ?
- Comment Planifier un Événement ?
- Quelles sont les Étapes de la Planification d’Événements ?
- Que Faut-Il Inclure dans une Check-List de Planification d’Événements ?
- Quels sont les Meilleurs Conseils de Planification d’Événements?
Comment Démarrer une Entreprise de Planification d’Événements ?
Si vous lisez cet article, vous souhaitez sûrement organiser un événement ou vous lancer dans le domaine de la planification d’événements. En plus des compétences personnelles et des formations professionnelles, il existe trois conditions à remplir pour démarrer une entreprise de planification d’événements :
1. Enregistrez votre Entreprise
2. Créez votre Site Web
3. Construisez une Présence Sociale
1. Enregistrez votre Entreprise
C’est un point qui a l’air évident. Il faut préciser que la meilleure manière de fournir de l’aide sur la manière de planifier un événement est de commencer par enregistrer une nouvelle entreprise qui a l’intention de fournir des services de planification d’événements. Selon les besoins de votre entreprise, vous pouvez choisir un type en particulier. Habituellement, il s’agira d’une société individuelle ou d’une société à responsabilité limitée. Les grandes entreprises sont plus compliquées et nécessitent plus d’ambition.
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2. Créez votre Site Web
De nos jours, les sites web font partie intégrante de la vie quotidienne. Les événements individuels ont généralement des sites dédiés. Si votre entreprise de planification d’événements n’a pas de site web, alors vous perdrez des clients potentiels. Créer un site web n’est plus aussi difficile qu’à l’époque. Des plateformes comme Strikingly ont rendu la tâche plus simple pour que la vente de produits et services soit accessible à tous.
Vous devez enregistrer votre nom de domaine, le lier à votre service d’hébergement et créer votre site. Strikingly offre des solutions uniques pour ces services techniques en vous permettant de créer un site web élégant, attrayant et professionnel sans la moindre compétence en codage. Il suffit d’avoir un œil artistique et de profiter de l’option glisser-déposer pour remplir votre site.
3. Construisez une Présence Sociale
La création d’une présence sur les réseaux sociaux est l’une des étapes les plus essentielles pour démarrer une entreprise de planification d’événements. C’est un domaine plus complexe que ce que les gens imaginent. Vous devez déterminer les réseaux qui fonctionnent le mieux pour vous. La planification d’événements se penche sur des plateformes plus visuelles pour montrer des images agréables et attirer les gens.
- Comment Planifier un Événement ?
Pour lancer une entreprise de planification d’événements, vous devez savoir comment planifier un événement. La planification peut être personnelle, communautaire ou professionnelle comme mentionné ci-dessus. Obtenir une certification dans le domaine serait une très bonne idée. Vous apprendrez ainsi à planifier un événement tout en ajoutant de la crédibilité à votre entreprise. Commencez donc par déterminer les spécificités de chaque événement. Les composants des événements spéciaux comprennent les éléments suivants :
1. L’Événement en Lui-Même
La première chose que vous devez faire pour planifier un événement est de régler les bases. Les responsabilités spécifiques, les opérations événementielles et les obligations comptables/juridiques sont des exemples pour la planification d’événements.
2. Le Budget
Maintenant que vous avez réglé les éléments essentiels de l’événement, vous devez estimer un coût et établir un budget en conséquence. N’oubliez pas que le budget des événements déterminera certaines des parties les plus vitales comme la publicité, le lieu et le marketing.
3. Le Lieu
Le lieu a une importance cruciale dans la planification d’événements puisqu’il définit le contexte et les spécificités comme la gestion de la logistique, la nourriture, les boissons et le décor.
4. La Commercialisation
La prochaine chose à faire est d'élaborer un plan de marketing afin d’informer les gens concernant votre événement et de les attirer en tant que participant. Votre campagne doit explorer les plateformes des réseaux sociaux, les sites web, les newsletters et les autres supports marketing. C’est très important pour la planification d’événements.
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5. La Publicité
La publicité fait partie d’un mix marketing, mais dans la planification d’événements, cela vaut la peine de la mentionner. Les planificateurs lancent généralement des campagnes sur les médias traditionnels comme la télévision, la radio, les magazines et les journaux, mais de plus de plus de gens préfèrent les nouvelles aventures. Ils explorent généralement les publicités sur les moteurs de recherche et les réseaux sociaux. Dans l’idéal, votre équipe marketing se chargera de la publicité. N’oubliez pas que vous avez un budget limité et des tonnes de choses à faire. N’exagérez pas avec vos dépenses publicitaires.
6. Les Bénévoles
Les événements spéciaux et plus particulièrement les plus importants nécessitent une équipe pour assurer le bon déroulement. Naturellement, cela implique des bénévoles et en tant qu’entreprise de planification d’événements, vous devez déterminer certains points comme la rédaction des contrats, la désignation des rôles, l’organisation des réunions et autres.
7. Les Hauts-Parleurs
Les événements n’ont pas lieu d’être sans un conférencier principal ou une équipe. Cela aide à attirer le public et à le garder engagé. Naturellement, vous devez préparer des contrats, choisir les conférenciers, définir les biographies et sélectionner les programmes.
8. Les Commanditaires
La planification d’événements est une affaire coûteuse et la majorité des grands événements sont financés par des sponsors. Le parrainage nécessite de gérer des contrats, de la logistique et même du marketing.
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9. La Production
La production est une grande partie d’un événement et l’enregistrement des débats y est impliqué. Les contrats entrent également en ligne de compte dans la production. De nos jours, les événements diffusés en direct gagnent en popularité.
10. L’Organisation
Les événements sont mis en place dans des lieux particuliers et cela nécessite des appareils électroniques comme des écrans, des projecteurs, des éclairages photographiques, des microphones, des câbles et batteries.
11. Les Participants
Vous devez tenir compte des participants à l’événement. Vous avez besoin d’un canal de communication avec les participants et d’un processus de paiement. Utilisez des mails pour garder les canaux ouverts après les événements. Les participants dans la planification d’événements impliquent des badges, des directions et des points d’accès.
Quelles sont les Étapes de la Planification d’Événements ?
Vous pouvez lancer la planification d’événements en procédant comme cela :
1. Étape 1 : Déterminez les objectifs et les buts de l’événement
2. Étape 2 : Créez votre équipe
3. Étape 3 : Créez un budget pour votre événement
4. Étape 4 : Sélectionnez une date et un lieu pour l’événement et vérifiez la disponibilité
5. Étape 5 : Sélectionnez les hauts-parleurs
6. Étape 6 : Faites de la publicité et du marketing pour votre événement
7. Étape 7 : Exécutez l’événement lui-même
En suivant les étapes ci-dessus, votre planification d’événements sera facilitée.
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Que Faut-Il Inclure dans une Check-List de Planification d’Événements ?
Assurez-vous de garder la liste de contrôle suivante à portée de main pour la planification d’événements :
1. Les essentiels de l’événement comme :
- Le type d’événement
- La date et l’heure
- Les objectifs de l’événement
- L’emplacement
- Les spectateurs
2. Le budget de l’événement
3. La conception de l’événement
4. Les décors événementiels
5. La nourriture et les boissons. N’hésitez pas à faire preuve de créativité
6. Le divertissement et l’expérience client
7. La conception d’une stratégie marketing
8. La préparation des imprévus et la planification minutieuse
9. La préparation d’un organigramme logistique
10. Le plan de suivi de l’événement
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Quels sont les Meilleurs Conseils de Planification d’Événements ?
La planification d’événements est stressante et même les professionnels trouvent cela difficile à gérer. Les conseils suivant pourront sûrement vous aider :
1. Commencez la Planification dès que vous le Pouvez
2. Gardez les Choses Flexibles
3. Apprenez à Négocier
4. Attribuez les Responsabilités
5. Créez un Document pour les Événements Partagés
1. Commencez la Planification dès que vous le Pouvez
Pour les grands événements, vous devriez commencer la planification d’événements dès que vous le pouvez et même en avance de 4 à 6 mois. La planification des petits événements devrait commencer un mois avant l’événement. Assurez-vous que tous les contrats des fournisseurs soient mis en place au moins 2 à 3 semaines avant le début.
2. Gardez les Choses Flexibles
Il y aura toujours des changements sur le plan initial de l’événement. Il est sage de maintenir la flexibilité concernant votre planification.
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3. Apprenez à Négocier
Gardez à l’esprit que les coûts imprévus sont presque une règle. Ne laissez pas les fournisseurs en gros vous parler d’un coût de service non négociable. Essayez de maintenir les offres de 5 à 10 % de moins que votre budget.
4. Attribuez les Responsabilités
Divisez les éléments de votre planification d’événements en sections comme la restauration, les inscriptions, le transport, …, etc. Attribuez des responsabilités à chaque membre de votre équipe.
5. Créez un Document pour les Événements Partagés
C’est l’ère du cloud computing et c’est formidable. Comme dernier conseil pour la planification d’événements, nous vous recommandons de mettre en place un document central commun et accessible à tous les membres de l’équipe. Celui-ci vous aidera à identifier le moindre souci plus facilement.
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Pour Conclure
Avec l’assouplissement des normes pour la distanciation sociale, les événements font leurs grands retours. Les gens sont désireux de profiter à nouveaux de certains événements comme avant la crise sanitaire. En tant que spécialiste dans la planification d’événements, vous devez suivre les conseils mis en place dans cet article pour offrir aux clients des événements mémorables.
Si vous souhaitez lancer un site de planification d’événements, alors inscrivez-vous dès à présent sur la plateforme Strikingly !
