La création d’un plan de poursuite des activités efficace n’est pas seulement une stratégie commerciale intelligente, c’est un élément essentiel pour assurer la continuité des activités en cas de crise ou de pandémie.
Si votre entreprise envisage d’élaborer un plan de poursuite des activités, ne cherchez pas plus loin. Si vous envisagez d’élaborer un plan de poursuite des activités, jetez un coup d’œil à notre site web.
Cet article décrit les méthodes et les avantages de la création d’un tel plan. Cet article est un guide complet sur la planification de la continuité des activités.
Sommaire:
- Qu’est-ce qu’un plan de poursuite des activités ?
- Importance de la planification de la continuité des activités.
Avantages d’une planification efficace de la continuité des activités.
- Votre entreprise est préparée aux événements imprévus.
- Votre entreprise a mis en place des mesures de sécurité.
- Votre entreprise va investir en elle-même.
- Votre entreprise aura un avantage compétitif.
- Votre entreprise sera en mesure de maintenir une bonne réputation.
Processus d’élaboration du plan de poursuite des activités.
- Organisez une équipe de gestion du plan de poursuite des activités.
- Prenez soin de la santé de vos employés.
- Identifiez les risques auxquels l’organisation peut être confrontée.
- Mettez en place des stratégies de récupération.
- Vérifiez et améliorez le plan.
- Conseil bonus pour une planification efficace de la continuité des activités.
Qu’est-ce qu’un plan de poursuite des activités ?
Le plan de poursuite des activités est le processus qui consiste à décrire l’impact potentiel d’une catastrophe ou d’une crise sur les activités de l’entreprise.
Il comprend l’élaboration de politiques visant à garantir qu’une variété de situations sont traitées de manière appropriée. L’objectif est de faire en sorte que l’entreprise puisse se rétablir rapidement après une crise.
L’objectif premier du plan de poursuite des activités est de protéger les employés, les actifs et les biens de l’entreprise. Il permet de positionner la marque pour qu’elle puisse se remettre d’une perturbation inattendue, d’une perte financière, d’un dommage matériel ou d’une perte de vie après une urgence.
Importance de la planification de la continuité des activités.
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Pourquoi se soucier d’une planification efficace de la continuité des activités ?
Personne ne peut nier que le début de l’année 2020 a été difficile pour de nombreuses entreprises. Certaines entreprises ont dû maintenir leurs activités entièrement à distance, tandis que d’autres ont dû cesser complètement leurs activités jusqu’à nouvel ordre.
Cette pandémie de coronavirus a été soudaine. De nombreuses organisations ont été contraintes de prendre des mesures drastiques qu’elles n’avaient pas prévues.
Comme pour les pandémies, de nombreuses entreprises ne réalisent la nécessité d’un plan de poursuite des activités que lorsqu’une crise survient. Un plan de poursuite des activités efficace peut permettre à une entreprise d’économiser beaucoup de temps et d’argent en cas de crise économique.
Avantages d’une planification efficace de la continuité des activités.
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Voici cinq avantages qu’une entreprise peut tirer de la mise en œuvre d’un plan de poursuite des activités.
1. Votre entreprise est préparée aux événements imprévus.
Une entreprise ne peut pas attendre de ses employés qu’ils sachent exactement quoi faire en cas de crise soudaine.
Si on laisse chaque employé gérer la situation individuellement, les procédures peuvent devenir confuses, frustrantes et chaotiques. Si la situation s’aggrave, une crise peut entraîner non seulement des pertes économiques importantes, mais même des pertes de vie.
La planification de la continuité des activités peut éviter de telles perturbations en documentant les procédures bien à l’avance.
Ainsi, les employés reçoivent la formation nécessaire à l’avance et sont prêts à se défendre sans panique. S’ils sont formés pour faire face aux situations d’urgence, ils seront mieux à même de prendre des décisions plus éclairées et plus sages lorsqu’une crise survient.
2. Votre entreprise a mis en place des mesures de sécurité.
Une idée fausse répandue parmi les petites, moyennes et grandes entreprises est que si elles ont une assurance, elles n’ont pas besoin d’un plan d’urgence.
C’est loin d’être le cas.
Une entreprise ne peut pas compter entièrement sur les assurances.
Certaines choses ne peuvent pas être couvertes par une assurance, comme les dommages périphériques d’un accident, qui peuvent entraîner une perte de parts de marché, une perte de clients et d’autres revers opérationnels. Seul un plan de poursuite des activités peut rendre votre entreprise plus sûre.
3. Votre entreprise va investir en elle-même.
Toute entreprise devrait consacrer une certaine partie de ses revenus au réinvestissement dans les opérations et la sécurité.
Créer un plan de poursuite des activités, c’est investir dans l’avenir et la sécurité de votre entreprise afin qu’elle puisse survivre dans des circonstances inattendues. Le temps que vous consacrez à la création et au maintien d’un plan de poursuite des activités est précieux.
N’oubliez pas que même si vous fermez votre usine, votre bureau ou votre magasin de détail après le séisme, vos coûts fixes se poursuivront tant que votre entreprise existera. Plus vite vous pourrez vous rétablir et reprendre vos activités, plus vite vous pourrez récupérer vos revenus.
4. Votre entreprise aura un avantage compétitif.
Les menaces, les catastrophes et les perturbations peuvent entraîner des pertes de revenus et de recettes, ainsi que des coûts beaucoup plus élevés que ceux des opérations normales.
Cela peut avoir un impact sévère sur la rentabilité de l’entreprise.
Cependant, avec un plan de poursuite des activités en place, vous pouvez vous remettre de ces pertes plus rapidement que vos concurrents.
Cela vous donne un avantage considérable dans votre secteur d’activité. Si vos concurrents mettent plus de temps à se rétablir, vous serez peut-être la seule marque à pouvoir offrir à vos clients un produit ou un service comme le vôtre pendant cette période de reprise.
5. Votre entreprise sera en mesure de maintenir une bonne réputation.
Les entreprises qui ont mis en place un plan de poursuite des activités sont capables de se rétablir rapidement et de poursuivre leurs activités comme si de rien n’était.
En d’autres termes, ces entreprises n’ont pas à se précipiter ou à prendre des décisions de dernière minute.
Cela les libère de situations stressantes et leur permet de maintenir leur réputation auprès des clients et des publics cibles. La mise en place d’un plan de poursuite des activités avant qu’une situation d’urgence ne survienne peut aider une entreprise à faire valoir sa compétitivité et sa fiabilité auprès de ses clients cibles.
Processus d’élaboration du plan de poursuite des activités.
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Voici cinq étapes faciles pour élaborer un plan de poursuite des activités efficace.
1. Organisez une équipe de gestion du plan de poursuite des activités.
La composition de cette équipe dépendra des objectifs du plan de poursuite des activités et de la taille de l’organisation.
Un bon plan doit comprendre des détails sur les mesures à prendre par le personnel en cas d’urgence, les méthodes à utiliser, les canaux de communication, etc. Il doit aussi inclure les services informatiques critiques qui doivent être disponibles en cas d’urgence.
- Établissez une liste de contacts des personnes clés qui doivent faire partie de l’équipe de planification de la continuité des activités.
- Développez une compréhension globale des rôles et des responsabilités de chaque personne. Chacun doit savoir ce qu’il doit faire en cas de catastrophe.
- Créez un processus dans lequel le plan d’urgence est mis à jour si nécessaire et communiquez-le à tout le monde.
2. Prenez soin de la santé de vos employés.
Lorsque vous élaborez un plan d’intervention d’urgence, la sécurité et le bien-être de vos employés pendant et après une crise doivent être votre priorité absolue.
Ils attendent de vous, de la communauté et du gouvernement qu’ils les protègent.
Soyez transparent dans vos politiques et soyez proactif dans vos actions de sensibilisation. Par exemple, lors de la récente pandémie, de nombreuses entreprises ont étendu leurs politiques de travail à distance pour permettre aux employés de travailler de manière flexible.
Certaines industries peuvent avoir besoin de réaffecter des ressources ou de réorganiser des équipes. Dans ces cas, des programmes d’avantages sociaux sont souvent nécessaires pour s’assurer que les employés ne sont pas privés de leurs droits. Votre objectif est de créer un environnement de travail sûr et sain pour tous.
Rationalisez les canaux de communication afin que tous les employés puissent être joints en même temps.
3. Identifiez les risques auxquels l’organisation peut être confrontée.
Une fois l’équipe constituée, il convient de procéder à une analyse de l’impact sur l’entreprise.
En procédant ainsi, vous serez en mesure d’identifier les principaux risques et menaces auxquels votre entreprise est confrontée en cas de crise.
L’équipe doit dresser une liste des risques potentiels pour les opérations commerciales, la chaîne d’approvisionnement, la réputation et les employés. Il s’agit de l’étape la plus importante dans la création d’un plan de poursuite des activités.
4. Mettez en place des stratégies de récupération.
Lorsque vous êtes confronté à une urgence ou à une catastrophe et que vous subissez des pertes financières, vous pouvez vous sentir accablé, ce qui rend difficile de se concentrer sur la voie de la reprise. C’est là que le plan de poursuite des activités entre en jeu. Posez-vous les questions suivantes.
- Y a-t-il un moyen de continuer à générer des revenus ?
- Pouvez-vous répondre à la demande de votre produit ou service d’une manière différente de vos opérations normales interrompues ?
- Pouvez-vous encourager les employés à télétravailler si vos bureaux ou installations sont endommagés ?
Si vous vous posez ces questions à l’avance, vous ne pourrez pas tourner la tête en cas d’urgence.
5. Vérifiez et améliorez le plan.
La dernière étape d’un plan d’urgence efficace consiste à le tester dans des situations et des scénarios anticipés pour s’assurer qu’il fonctionne. Formez vos employés à la mise en œuvre des processus contenus dans ce plan. Donnez des instructions à votre personnel pour qu’il se tienne au courant de votre plan.
Passez en revue le plan de poursuite des activités tout en gérant divers risques dans le cours normal des affaires. Apportez des améliorations au plan si nécessaire.
Conseil bonus pour une planification efficace de la continuité des activités.
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Un site web peut présenter des informations importantes sur votre entreprise et la soutenir même si vos installations et vos opérations sont temporairement perturbées.
Ce n’est pas tout, le site web peut être utilisé comme une plateforme centrale pour la vente de produits et de services. C’est encore mieux que d’avoir un plan de poursuite des activités en place.
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