De nombreuses possibilités d’emploi sont apparues avec l’évolution de la technologie.
L’une d’entre elles est celle d’assistant virtuel. Les assistants virtuels sont devenus l’une des professions les plus courantes et les mieux rémunérées au monde.
Dans cet article, nous souhaitons vous montrer ce qu’il faut faire pour devenir assistant virtuel et vous expliquer en quoi consiste le métier d’assistant virtuel.
Sommaire:
- Qu’est-ce qu’un assistant virtuel ?
- Que fait un assistant virtuel ?
- Comment devient-on assistant virtuel ?
Qu’est-ce qu’un assistant virtuel ?
Un assistant virtuel est un assistant qui effectue toutes ses tâches de manière virtuelle.
Les assistants virtuels sont des professionnels qui ne sont pas limités à un secteur d’activité spécifique.
Ils ont un large éventail de compétences, de la planification à la comptabilité en passant par les ressources humaines.
Les compétences en communication et la connaissance de l’utilisation de la technologie constituent la base du travail d’un assistant virtuel.
Certaines tâches que vous aurez à accomplir vous seront enseignées plus ou moins à l’avance, ou vous recevrez des instructions spécifiques à suivre.
Pour beaucoup, c’est aussi un bon travail parce qu’ils n’ont pas besoin de se rendre au bureau principal de leur employeur pour le faire. Les assistants virtuels peuvent effectuer toutes leurs tâches depuis le confort de leur propre maison.
Le salaire dépend de l’entreprise ou du professionnel que vous assistez, mais il est presque toujours garanti qu’il s’agira d’un taux raisonnable. C’est pourquoi beaucoup sont intéressés à devenir assistants virtuels.
Que fait un assistant virtuel ?
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Si vous êtes intéressé à devenir un assistant virtuel, il y a quelques tâches que vous devez faire.
Gestion des horaires et du calendrier.
La planification des réunions et des rendez-vous est l’une des principales tâches des assistants virtuels.
Généralement, vous devez vous assurer que l’emploi du temps de votre employeur n’entre pas en conflit avec d’autres rendez-vous. Vous serez aussi responsable de la mise à jour du calendrier et de la programmation des rendez-vous chaque fois que nécessaire.
Cela signifie fixer, reprogrammer et coordonner les rendez-vous avec d’autres clients ou collègues. Une assistante virtuelle doit garder la trace de tous les rendez-vous car il vous incombe aussi de rappeler à vos employeurs les rendez-vous ou réunions prévus.
Gérer les tâches téléphoniques.
Un assistant virtuel est aussi celui qui répond habituellement au téléphone pour son employeur.
Cependant, il ne s’agit pas d’un travail 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 pour toutes les assistantes virtuelles, car certains employeurs leur font transférer des appels importants uniquement lorsqu’elles sont trop occupées pour y répondre.
En outre, la transcription des messages vocaux et la prise de messages font généralement partie des tâches d’une assistante virtuelle.
Traiter les e-mails et autres communications formelles.
En tant qu’assistant virtuel, vous êtes généralement chargé de traiter les e-mails de votre employeur. Cela signifie les vérifier et porter les messages importants à l’attention de votre employeur.
Il peut aussi s’agir de répondre à d’autres e-mails, selon l’autorité et la discrétion qui vous sont accordées. Vous pouvez aussi être chargé de mettre à jour les informations sur les listes d’e-mails. Vous pouvez aussi être chargé de faire le lien entre votre employeur et d’autres clients ou organisations.
Mise en place des plans de voyage.
Une tâche courante que l’on vous demandera d’accomplir en tant qu’assistant virtuel sera d’établir des plans de voyage pour vos employeurs. Cela signifie que vous vous occuperez d’obtenir les billets d’avion et de programmer les réunions ou les rendez-vous en fonction des heures de vol.
Vous seriez aussi généralement responsable de l’hébergement et du transport après l’atterrissage de l’avion. En devenant assistant virtuel, vous constaterez que ces déplacements ne sont pas toujours liés au travail ou au bureau.
Gestion des dossiers et documents officiels.
Une autre tâche que vous pourriez avoir en tant qu’assistant virtuel est de gérer des dossiers et des documents importants.
Vous recevrez généralement des copies des documents que vous devez organiser et conserver pour votre employeur.
Vous devrez savoir quels documents doivent être conservés, ce qui doit être envoyé (et comment l’envoyer), et ce qui doit être reçu. Parfois, on vous demandera de créer vous-même ces documents, dossiers ou présentations.
Comptabilité et opérations.
Même s’il s’agit généralement d’un emploi d’assistant virtuel plus avancé et de niveau supérieur, on peut vous demander d’effectuer des tâches de comptabilité et de tenue de livres pour votre employeur.
Cela signifie que vous vous occuperez des livres et des comptes de votre employeur. Cela peut signifier traiter les paiements et payer certains clients, partenaires, etc.
On pourrait aussi vous demander de faire des recherches et de préparer certaines parties de divers projets commerciaux. En tant qu’assistant virtuel, vous veillerez à ce que tout se passe bien.
Filtrer les clients/employés potentiels.
En tant qu’assistant virtuel, vous rendez compte directement à votre employeur.
Cela signifie que vous êtes censé connaître les personnes avec lesquelles il aime travailler, ou les employés ou partenaires qu’il préfère au sein de l’entreprise. Il se peut donc qu’on vous confie la tâche d’interviewer les clients ou les employés avant de les envoyer à leur bureau.
Courses personnelles.
Ce type de tâche dépend du type d’employeur. Certains préfèrent séparer complètement leur vie personnelle de leur vie professionnelle.
Toutefois, ne soyez pas surpris si on vous demande d’aller chercher des cadeaux pour les membres de votre famille ou vos amis.
On peut vous demander de faire des réservations pour des occasions personnelles, de payer des factures personnelles, d’obtenir des informations sur certaines entreprises ou sur des produits dont ils ont besoin à la maison, de faire des plans de voyage pour eux, et même de planifier tout un événement pour eux.
Comment devient-on assistant virtuel ?
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1. Identifiez ce que vous avez à offrir
Devenir un assistant virtuel signifie prendre le travail d’une autre personne. Par conséquent, vous devez d’abord déterminer les compétences que vous offrez. Bien que vous puissiez entrer dans le secteur avec les compétences les plus élémentaires, vous devez déterminer ce en quoi vous pouvez exceller pour convaincre les clients de vous engager.
2. Familiarisez-vous avec le secteur et la structure de l’entreprise.
Si vous voulez travailler en tant qu’assistant virtuel, vous devez au moins avoir une connaissance de base de l’industrie dans laquelle vous voulez travailler.
Vous devriez aussi savoir quelle est la structure des entreprises de ce secteur. Cela vous aidera à adapter votre candidature à ce qui est le mieux pour elles. Cela vous aidera aussi à parler aux bonnes personnes d’un emploi d’assistant virtuel.
3. Créez votre propre site web
Comme la profession d’assistant virtuel prospère avec l’avancée de la technologie et d’internet, les employeurs s’attendent généralement à vous trouver en ligne.
Avoir votre propre site web peut vraiment faire la différence lorsqu’il s’agit de trouver un emploi. Vous pouvez l’utiliser pour mettre en valeur vos compétences et vos talents. Vous pouvez aussi y mettre vos coordonnées afin qu’ils puissent facilement vous contacter et éventuellement vous embaucher.
4. Développez vos relations et votre présence sur les réseaux sociaux
Il existe des plateformes que vous pouvez rejoindre pour établir des connexions avec les bonnes personnes.
L’élargissement de votre réseau est une partie importante d’un emploi d’assistant virtuel, car il vous donnera plus de chances d’obtenir un emploi et/ou peut-être même plus d’opportunités à l’avenir.
Il est aussi important d’être présent sur les réseaux sociaux, car ils jouent un rôle important dans le monde des affaires. Par conséquent, en tant qu’assistant virtuel, on attend aussi de vous que vous soyez présent sur les réseaux sociaux, ou du moins que vous ayez une présence sur les réseaux sociaux.
5. Envoyez vos candidatures
En établissant des contacts et en élargissant votre réseau, vous pouvez trouver des employeurs qui vous embaucheraient grâce à des sites comme LinkedIn. Ne soyez pas proactif dans votre recherche d’emploi.
Les employeurs apprécient l’initiative et la confiance. Il est utile d’avoir un site web et une présence sur les réseaux sociaux où vous pouvez laisser vos coordonnées, mais vous pouvez aussi envoyer des candidatures de manière proactive.
Décrochez un emploi d’assistant virtuel avec un site web ou un portfolio en ligne.
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1. Décidez de votre sujet et de votre concept.
Cela aidera à montrer à vos employeurs quel genre d’attitude vous avez. Cela pourrait aussi montrer à quel point vous êtes organisé en tant que personne et en tant qu’assistant virtuel potentiel.
2. Enregistrez-vous ou inscrivez-vous sur Strikingly.
Strikingly est un bon constructeur de site web qui peut vous aider à créer votre propre site web même si vous n’avez aucune expérience ou connaissance dans la création d’un site web.
3. Choisissez votre modèle.
Parmi les centaines de templates, vous trouverez probablement celui qui correspond le mieux à vos besoins et à vos envies. Vous pouvez aussi ajouter d’autres éléments qui, selon vous, pourraient vous aider à devenir un assistant virtuel.
4. Racontez votre histoire.
Il est important que vous formuliez votre histoire. C’est-à-dire que vous devez énoncer vos compétences, vos talents, votre motivation, vos hobbies et votre philosophie de vie. Toute information qui renseigne vos employeurs sur vous peut vous aider à devenir un assistant virtuel.
5. Recueillez des témoignages de clients et de collègues.
Même si vous n’avez pas d’expérience en tant qu’assistant virtuel, vous pouvez recueillir des témoignages d’anciens employeurs et collègues et les publier sur votre site web. Ces témoignages aideraient vos employeurs potentiels à mieux vous connaître. Ils inciteraient davantage d’employeurs à vous contacter et à vous embaucher.
6. Remplissez vos coordonnées et vos informations.
N’oubliez pas d’inclure vos coordonnées et informations sur votre site web. Vous pouvez aussi inclure des icônes qui permettent aux visiteurs de vous envoyer directement un e-mail ou de visiter votre compte de réseaux sociaux. Vous pouvez aussi inclure des formulaires de contact qui leur permettent de vous laisser leurs coordonnées.
Un emploi d’assistant virtuel est un emploi qui paie généralement bien et qui ne vous oblige pas à vous rendre au bureau tous les jours.
Comme pour tous les emplois, tout ce dont vous avez besoin est la patience d’apprendre constamment, la détermination, l’assiduité et une attitude positive. Faites en sorte que les clients fassent la queue pour accepter votre offre en leur donnant la meilleure première impression.
Image tirée de Strikingly
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