L’externalisation des activités est plus fréquemment adoptée par les petites et moyennes entreprises que par les grandes organisations. Et cette tendance s’est encore plus amplifiée en ces temps difficiles où de nombreuses entreprises ont été contraintes au télétravail.
Cette pandémie a certes causé énormément de dégâts. Mais plusieurs entreprises sont tout de même parvenues à en tirer profit en se transformant en société d’externalisation. Les techniques de marketing numériques ont permis aux PME et aux travailleurs qualifiés de différentes régions du monde d’entrer en contact et de collaborer.
Sommaire
- Comment fonctionne l’externalisation des activités ?
- Les secrets pour que l’externalisation des activités se fasse avec succès
- 6 avantages de l’externalisation des activités
- Avoir une meilleure visibilité grâce à un site Web
Comment fonctionne l’externalisation des activités ?
Le principe de fonctionnement de l’externalisation des activités est comme ceci :
- Une entreprise extérieure fournisseur de services (que l’on appelle également « fournisseur tiers ») fournit à une organisation le personnel dont cette dernière a besoin pour réaliser diverses missions.
- Les services offerts par l’entreprise sont soit dans ses propres bureaux, soit dans les locaux de l’organisme de location, en fonction de l’accord entre les deux entreprises.
- Les entreprises effectuent l’externalisation des activités pour certains domaines d’activité ou services. Il arrive parfois que ce soit tout un département ou un domaine d’opérations commerciales qui soit sous-traité à une entreprise externe.
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D’autres services sont également souvent sujets à l’externalisation des activités. On peut citer en exemple :
- le service client
- les services d’appel
- la programmation et le développement de sites Web
- les fonctions financières (comptabilité, traitement de la paie, etc.)
- les processus de fabrication
- les ressources humaines.
On peut aussi parfois parler d’externalisation des processus d’affaires, ou encore de sous-traitance de services. Il se peut dans certains cas que l’entreprise sous-traitée soit de taille plus petite, tandis que l’entreprise sous-traitante est, elle, plus grande. Il arrive ainsi que les entreprises fassent appel à des fournisseurs tiers très importants et populaires afin de profiter de leurs expériences et de leurs expertises.
On peut distinguer une autre forme d’externalisation d’activités qui consiste à embaucher des personnes chargées d’effectuer des tâches plus petites. Elles vont faire partie des départements particuliers de l’entreprise d’externalisation. Il peut s’agir de pigistes professionnels ayant leur propre site Web, d’entrepreneurs indépendants ou d’entrepreneurs en télétravail.
Les secrets pour que l’externalisation des activités se fasse avec succès
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Pour qu’une entreprise sous-traitée puisse profiter au mieux de l’externalisation des activités, il lui est primordial de faire attention à l’accord conclu, et de traiter avec le fournisseur de services en parfaite connaissance de cause. L’entreprise doit alors se concentrer sur la logistique, sur la communication et les relations entre les deux entreprises.
Une relation commerciale gérée de façon optimale permet d’améliorer la productivité. Voilà pourquoi il faut considérer l’accord entre le fournisseur tiers et l’entreprise externalisée comme un partenariat de confiance.
Dans l’accord ou le contrat, il serait judicieux d’accorder de l’importance à la clause de sortie. Ainsi, si jamais le partenariat ne se passe pas bien, celui-ci pourra être arrêté de façon simple et pacifique.
Les deux entités doivent aussi savoir quand l’accord expirera, afin que chaque partie puisse faire preuve de diligence dans l’accomplissement de leurs obligations, tant que l’accord de partenariat est toujours en cours.
6 avantages de l’externalisation des activités
Maintenant que l’on a vu en quoi consiste l’externalisation des activités et comment le mener avec succès, il est temps de voir quels sont les bénéfices que les petites et moyennes entreprises peuvent en tirer.
1. L’externalisation des activités réduit les coûts d’exploitation
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Quand une partie de vos services est sous-traitée à une entreprise tierce, il y a de fortes chances que cette dernière accomplisse ses missions depuis ses propres bureaux ou installations. De ce fait, vous parviendrez à économiser sur les coûts opérationnels liés à la prestation de ces services.
Si ces missions étaient confiées à votre personnel interne, alors vous auriez non seulement à payer leur salaire, mais vous auriez également à engager des frais pour les bureaux, les installations et les systèmes qui seront utilisés pendant le processus.
Une entreprise externalisée a la possibilité de négocier ses conditions. Elle doit faire en sorte que le coût total de l’externalisation de l’entreprise soit inférieur au coût qu’elle aurait à payer, si elle devait accomplir ses tâches avec son propre personnel dans ses locaux.
2. Elle donne accès à des services spécialisés
Dans la majorité des cas, les prestataires de services tiers sont des professionnels spécialisés dans les services qu’ils proposent. C’est pourquoi une entreprise peut tirer un avantage à externaliser un département complet à une entreprise externe.
Dans le cas de l’externalisation des activités de votre service informatique par exemple, le prestataire de services est probablement en possession d’outils, de systèmes et de logiciels plus perfectionnés. Son personnel possède également les compétences spécialisées requises pour mener à bien toutes vos tâches informatiques.
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De nombreuses entreprises confient la conception Web, le développement Web et la maintenance Web à des prestataires de services tiers. L’option de l’externalisation des activités dans ces domaines leur permet de disposer d’un personnel ayant plus de connaissances en programmation et en codage.
3. L’externalisation des activités ouvre des opportunités d’expansion commerciale
Une entreprise peut optimiser l’utilisation de l’externalisation des activités en construisant un vaste réseau professionnel autour d’elle. Ainsi, elle parviendra à sélectionner l’entreprise la plus raisonnable et la plus qualifiée à sous-traiter ses services.
Une entreprise qui est activement impliquée dans le réseautage se voit ouvrir plus d’opportunités d’expansion. Son ouverture à d’autres prestataires lui permet de se familiariser aux tendances du marché ainsi qu’à différentes cultures d’entreprises.
L’entreprise peut alors diversifier ses produits et services dans le but de combler les lacunes du marché. Par exemple, un vendeur de vêtements pour homme peut saisir l’opportunité de proposer dans sa boutique des chaussures pour homme.
4. Elle permet d’obtenir des avantages concurrentiels sur le marché
Grâce à l’externalisation des activités, les PME peuvent bénéficier d’un avantage concurrentiel sur le marché. En effet, l’externalisation de leurs fonctions support leur permet de mieux se concentrer sur leurs compétences de base, et d’y orienter toutes leurs ressources.
Ces PME peuvent alors améliorer leur efficacité, leur donnant ainsi un avantage concurrentiel sur d’autres acteurs de l’industrie. Elles peuvent vérifier cet avantage en procédant occasionnellement à une analyse de la concurrence.
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5. Votre personnel peut acquérir de nouvelles compétences
L’interaction entre le personnel de l’entreprise externalisée et le personnel de l’entreprise fournisseur de services permet aux deux partis d’apprendre les uns des autres. Chacun possède ses spécialités et compétences. Le partage des connaissances et la collaboration leur permettent de développer de nouvelles compétences et d’évoluer sur le plan professionnel.
Grâce à l’externalisation des activités, le personnel de l’entreprise d’externalisation gagne en compétences et en expérience. Ainsi, l’entreprise peut désormais faire appel à son personnel pour réaliser des missions plus diversifiées ultérieurement.
6. Elle permet la poursuite de vos activités pendant une pandémie
Dans le contexte sanitaire mondial actuel, l’externalisation des activités figure parmi les meilleures solutions pour poursuivre vos opérations commerciales. En effet, de nombreuses entreprises ont réussi à maintenir leurs activités, même si leurs bureaux et installations ont fermé, grâce à la sous-traitance des tâches et des services à des travailleurs à distance.
Il existe actuellement de nombreux logiciels, outils et applications permettant aux entreprises de communiquer à distance de façon régulière et simple avec les fournisseurs de services externes.
Il est ainsi possible pour des professionnels de travailler pour une entreprise d’un pays avec un fuseau horaire différent, et de se coordonner avec leurs employeurs, grâce à ces outils et applications. L’externalisation des activités permet donc de gagner en praticité et en efficacité.
Il devient plus simple de programmer des réunions, de suivre l’avancement des travaux, de partager des fichiers et des documents importants, et d’organiser des vidéoconférences à l’aide de ces outils de communication.
Avoir une meilleure visibilité grâce à un site Web
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L’externalisation des activités a été particulièrement salvatrice pour les entreprises durant cette pandémie. Et les entreprises prestataires de services ont su profiter de cette situation mondiale exceptionnelle pour gagner de nouveaux clients et s’agrandir.
Ces entreprises ont profité de l’occasion pour embaucher des personnes de différentes régions du monde. Ces dernières peuvent alors exécuter des tâches figurant parmi les services globaux qu’elles proposent à leurs clients.
Vous êtes entrepreneur, et vous désirez mener des projets qu’une autre entreprise vous sous-traite ? Alors, pour que votre projet d’externalisation des activités connaisse le succès, vous devez en priorité ouvrir votre propre site Web afin de présenter vos services. Vous profiterez ainsi d’une meilleure visibilité, et vous pourrez atteindre un public plus large.
Votre manque de budget pour solliciter les services d’un développeur Web, ou votre manque de connaissances dans la conception d’un site Web ne devrait pas vous empêcher d’y arriver. En effet, il existe actuellement des plateformes de création de sites Web en ligne comme Strikingly qui vous permettent de créer vous-même votre propre site Web de façon simplifiée.
Pour ce faire, vous n’avez qu’à :
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