Puisque certains gros bonnets du secteur entrepreneurial sont focalisés sur le concept d'individualité, ils ignorent ce que c’est que la collaboration en ligne. Toutefois, il existe des outils de collaboration très intéressants qui permettent aux entreprises d’optimiser la productivité et l’efficacité de leur équipe. Vous pouvez proposer ces outils à vos collaborateurs pour les aider à remplir leurs tâches. En effet, le travail d'équipe vous donne la possibilité de travailler plus rapidement avec une qualité plus optimale.
Mais le concept de travail d’équipe va actuellement au-delà des bureaux. Il s’agit d’une stratégie incontournable pour les travails à domicile. Les travailleurs en ligne mettent souvent en place une communauté de freelances en ligne via différents outils, tels que Slack et TeamViewer, pour s'assurer que tout se fasse dans les règles. De cette manière, chaque membre de votre équipe pourra facilement respecter les délais établis. Si chacun de vos collaborateurs intègrent ces outils de collaboration dans leurs techniques de travail, il sera plus facile pour vous d’améliorer la productivité de votre entreprise.
Sommaire
- Les meilleurs outils de collaboration en ligne
- Outils de collaboration en ligne : les avantages de Strikingly
- Conclusion
Les meilleurs outils de collaboration en ligne
1- Microsoft 365
Image tirée de Microsoft 365
Parler de meilleurs outils de collaboration revient à parler de Microsoft 365. Dans cette liste, Microsoft 365 est également sans doute l'outil le plus couramment utilisé par la communauté en ligne. Même s'il a été concurrencé par Google Workspace et OpenOffice, ces derniers n'ont pas été au même niveau et standard que Microsoft 365. Il y a une raison pour laquelle cet outil est considéré comme le « cœur » de tous les lieux de travail. Comme il s'agit d'un logiciel basé sur le cloud, il met à la disposition des utilisateurs un grand nombre d'avantages.
Travailler sur Microsoft 365 vous donne accès directement en simultané à un ensemble similaire de documentations et de fichiers. Tous les documents, de n’importe quel format, tels que Word, Excel, Powerpoint, etc. peuvent être ouverts et traités sur cette plateforme. Cet outil est livré avec un ensemble de packages comme Microsoft Teams. C’est un effort de collaboration que Microsoft a mis en place. Aussi, sachez que Microsoft 365 n'est pas seulement compatible avec Windows, mais également avec Android, iOS et MAC. A partir de 6,99 $ par mois, vous pouvez bénéficier des avantages proposés par cette plateforme.
2- Slack
Si vous connaissez le réseautage en ligne, vous avez sûrement déjà entendu parler de Slack. C’est l'un des outils de collaboration les plus en vogue sur Internet en ce moment. Au cours de ces dernières années, cet outil a gagné en popularité auprès des freelances, mais aussi auprès des entreprises disposant d’une présence en ligne. Si vous baignez dans le domaine du freelance, ou bien si vous êtes propriétaire d’une entreprise, n’hésitez surtout pas à essayer cette plateforme, au moins une fois pour voir.
Actuellement, Slack compte plusieurs millions d’utilisateurs. Il est facile à utiliser et accessible via ordinateur de bureau et mobile.
Slack permet aux utilisateurs d'envoyer des messages, des fichiers et des données à d'autres personnes et à des groupes. Les conversations sur cette plateforme sont organisées sous forme de canaux. Cela permet aux utilisateurs de garder la discussion pertinente. Aussi, cette plateforme propose des appels vidéo, mais il est recommandé de réserver l’utilisation de ce canal pour les urgences. Quoi qu’il en soit, vous pouvez utiliser des vidéos pour discuter de différents projets, tâches et fonctionnalités, sans avoir besoin de taper l'intégralité du message. Slack est accessible respectivement via Google Drive, Box et Dropbox.
3- Asana
Asana est l'un de ces outils de collaboration qui passent inaperçus. Pour ceux qui ne le savent pas, il s’agit d’un outil qui a été mis sur le marché il y a de cela une bonne dizaine d'années. Certains des gros clients sur Uber, Pinterest et Intel ont intégré ce logiciel dans le cadre de leur plan de travail.
Il s’agit ici d’un outil qui convient le plus aux professionnels qu’aux débutants, du fait qu’il ne propose pas de support réellement technique. Mais malgré cela, on peut dire qu’il offre une facilité d’utilisation optimale.
Il vous permet de créer une liste de tâches pour vos projets et missions en cours. Il vous donne également la possibilité de respecter l’échéance grâce à sa fonctionnalité de rappel. Avec cet outil, vous avez la possibilité d’envoyer des demandes à vos collègues et même de commenter les publications. Vous pouvez organiser vos projets sur Asana sous forme de tableau. Avec l’option de recherche, naviguez en toute simplicité dans l’historique des travaux que vous avez effectués. Dans l'ensemble, c'est un outil très pratique, car il maintient votre travail organisé et vous aide à vous coordonner avec vos collègues et les autres membres de votre cercle professionnel.
4- Trello
Trello fait partie de ces outils de collaboration qui mettent en avant l’unité au travail. Il est très apprécié par les utilisateurs, car il facilite grandement la gestion de projets au sein de l’entreprise. Autrement dit, il vous facilite la vie en tant que professionnel attitré. Il s’agit plus précisément d’un outil rendant possible la gestion efficace des tâches, mais il est également utilisé pour vérifier les progrès déjà entamés au niveau d’une équipe donnée. De plus, il vous aide à créer des tableaux afin que vous puissiez dresser une liste des tâches à faire pour mieux atteindre vos objectifs respectifs. Vous pouvez commenter les projets en cours et aider vos collègues à améliorer leur travail, par exemple.
Trello est accessible via d’autres applications comme :
- Google Drive
- Box
- Slack
- Evernote
Vous pouvez opter pour la version gratuite de la plateforme. Mais, sachez quand même que pour profiter de la fonctionnalité « administrateur », vous devez passer en client premium. Il dispose également d'un package d'entreprise, qui vous permet de payer en fonction du nombre d'utilisateurs de votre organisation.
5- Podio
Podio est un outil de collaboration personnalisé vous offrant la possibilité d’interagir avec les autres membres de votre équipe, c’est-à-dire avec vos collègues de travail. Il vous permet de gérer vos tâches de manière organisée en attribuant des missions bien distinctes à chacun de vos collaborateurs.
Comme vous l'avez vu avec d'autres logiciels interactifs comme Slack, Podio vous permet de :
- Envoyer des fichiers
- Obtenir des commentaires sur les travaux effectués
- Consulter l'état du travail en cours
Son interface est très facile à comprendre, c'est pourquoi tout le monde peut l'utiliser sans problème. Podio est accessible via les ordinateurs et les appareils mobiles. Cependant, vous devez télécharger son application si vous souhaitez l'utiliser via votre smartphone. Vous pouvez vous synchroniser à d’autres outils en ligne tels que Google Drive, Evernote et Dropbox.
6- Ryver
Ryver présente de nombreuses similitudes avec Slack. Il s’agit d’un de ces outils de collaboration qui offrent une interaction de haute qualité entre les collègues. Adopter cet outil revient à respecter facilement les délais préalablement définis. Plus important encore, il vous aide à gérer votre temps, car vous aurez la possibilité de suivre l’avancée des missions de chacune de vos équipes en même temps. Vous pouvez lancer des chats et interagir simultanément avec différentes personnes qui travaillent sur vos projets en cours. Il est plus facile pour tout le monde de savoir qui fait quoi exactement.
L’un des points forts de Ryver, c’est la qualité des filtres qu’il fournit. Vous pouvez par exemple limiter les personnes qui peuvent voir vos publications sur la plateforme. Le fil d'actualité affiche les messages de la même manière que sur Facebook. Si vous n'avez pas le temps, vous pouvez marquer ces messages comme non lus pour les voir ultérieurement.
7- Flock
Tout comme Slack, Flock est un autre outil de collaboration qui prend en charge l'utilisation de canaux de discussion. Vous pouvez utiliser l'option de recherche pour parcourir différents fichiers, conversations ou discussions qu’il y a dans les commentaires. Il possède des fonctionnalités attrayantes, telles que :
- Les appels vidéo et audio
- Les sondages
- Le partage de notes
- Le partage d'écran
Outils de collaboration en ligne : les avantages de Strikingly
Strikingly est une plateforme qui croit dur comme fer aux bienfaits du travail d’équipe en milieu professionnel. Il s’agit d’un éditeur de site Web gratuit qui met à votre disposition un ensemble d'outils et de fonctionnalités innovants. Si vous avez du mal à utiliser les outils de collaboration mentionnés ci-dessus, simplifiez-vous la vie et dirigez-vous vers Strikingly.
Strikingly fournit à ses utilisateurs un outil de gestion d'équipe qui permet à tous les éditeurs de modifier et de gérer efficacement un site web. Toutefois, sachez que le nombre d’éditeurs pour gérer votre site est limité à dix. En tant que propriétaire du site web, vous pouvez attribuer différentes responsabilités aux membres de votre équipe, telles que l'administrateur, l'éditeur, le marketing, le blogueur, etc.
Il s'agit d'une fonctionnalité très importante, car elle réduit votre charge de travail et garantit que tout le monde fasse son travail. Aussi, les autres membres de l'équipe peuvent accéder au tableau de bord Strikingly pour confirmer leur statut. Ces personnes répertoriées dans « Partagé avec moi » de votre tableau de bord peuvent apporter des modifications aux sites web. Aussi, la modification simultanée est autorisée afin que toutes les modifications apportées par les collaborateurs puissent réellement améliorer le site web que vous avez créé avec Strikingly.
Conclusion
Le travail d’équipe est un concept que toute entreprise devrait adopter pour se développer et fonctionner efficacement. Si vous voulez que votre entreprise prospère, vous devez vous familiariser avec tous les outils de collaboration que nous avons mentionnés ci-dessus. Si vous voulez atteindre vos objectifs, pensez à adopter une démarche intelligente dans la mise en œuvre de votre stratégie de travail.
