Que pensez-vous qu’il adviendra d’un projet si son flux de travail n’est pas dirigé, ou d’un projet d’équipe où les rôles de chaque membre ne sont pas décidés et le but n’est pas déterminé ? Il échouera et causera des dommages financiers ou à la réputation dans les pires cas.
Qu’est-ce qui peut empêcher votre projet d’échouer ? La gestion de projet. Elle vous permet de tout planifier sur le projet pour éviter qu’il n’échoue pas. La gestion de projet tire le meilleur parti de chaque membre de l’équipe, précise les objectifs, aligne les ressources de votre projet sur vos stratégies et organise bien le processus.
Dans cet article, on vous livre tout ce qu’il y a à savoir sur la gestion de projet.
Sommaire
- Qu’est-ce que la gestion de projet ?
- Importance de la gestion de projet
- Importance des chefs de projet
- Conseils de gestion de projet
- Fonctionnalité de gestion de projet de Strikingly
Qu’est-ce que la gestion de projet ?
Image tirée du site d’un utilisateur de Strikingly
Qu’est-ce que la gestion de projet ? Il s’agit d’un processus qui nécessite des compétences et des outils spécifiques pour diriger une équipe afin d’accomplir une tâche dans les délais impartis. Par exemple, une entreprise technologique crée un nouveau logiciel pour son client. Une équipe sera constituée pour travailler sur ce projet, chaque membre étant désigné pour une tâche particulière par le chef d’équipe. Le leader aura de nombreuses tâches telles que :
- la coordination des tâches,
- l’inspiration des membres,
- une planification efficace pour terminer le travail dans les délais,
- et bien plus encore.
Pour vous aider à mieux comprendre la gestion de projet, nous allons discuter des stratégies et de l’importance de la gestion de projet dans les organisations.
Importance de la gestion de projet
Avant de mettre en œuvre des stratégies de gestion de projet, vous devez comprendre l’importance de la gestion de projet pour savoir pourquoi vous consacrez votre temps et vos efforts à ce processus. Voici quelques points qui vous aideront à comprendre la valeur de la gestion de projet.
1. Économise de l’argent et du temps
Planifier votre projet à l’avance vous permettra de voir quand vous pourrez terminer la tâche et le montant d’argent qui y sera consacré. Vous pouvez planifier comment financer le projet et organiser les ressources à temps.
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Un projet non planifié peut vous amener à trop dépenser et à faire plus d’efforts. Comment ? Disons que vous avez un besoin urgent de ressources spécifiques. Ces dernières peuvent ne pas être disponibles pour une livraison urgente et vous devrez peut-être faire un effort supplémentaire ou dépenser de l’argent supplémentaire pour les acquérir.
2. Vous aide à répéter votre succès
Lorsque vous mettez en œuvre des méthodes de gestion de projet, vous pouvez apprendre quelles tactiques tirent le meilleur parti des membres de votre équipe et celles qui ne le font pas. Cela indiquera également les points forts de votre équipe et les points à améliorer. Vous pouvez mettre en place les méthodes de gestion de projet les mieux adaptées à votre équipe et répéter votre succès sur chaque projet.
3. Améliore la communication
Il peut être difficile de travailler ensemble dans différentes équipes ou départements. Des méthodes de gestion de projet efficaces augmentent la transparence entre les membres de l’équipe et garantissent la responsabilité, ce qui facilite le processus de collaboration.
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4. Cela vous aide à faire de meilleurs choix
Il ne fait aucun doute que les décisions fondées sur les données valent mieux que les hasards. Un plan de projet efficace vous permettra de voir où en est votre équipe, combien de temps il faudra pour terminer le projet, comment vous dépensez vos ressources et si vous aurez besoin de plus, où votre équipe peut dérailler et si des problèmes peuvent survenir au cours du processus. Les réponses à ces questions vous donneront suffisamment d’informations pour prendre certaines décisions. Ces dernières sont critiques dans la mesure où elles peuvent faire ou défaire votre projet. Vos choix doivent être basés sur des données viables et pas seulement sur des coups de chance.
5. Résultats de qualité
La réalisation d’un projet dans les délais impartis est aussi vitale que le maintien de la qualité. Si vous ne parvenez pas à fournir des résultats de qualité, cela peut entraîner une perte financière ou de réputation. Par exemple, un client a demandé à votre entreprise de lui créer un logiciel personnalisé. Votre équipe a réussi à livrer le logiciel dans les délais, mais il y a une lacune dans sa qualité. Cela conduira à des clients insatisfaits. Et si ce client insatisfait parle de son expérience avec d’autres, cela nuira à la réputation de votre entreprise, entraînant une baisse des ventes et la perte de clients potentiels.
Importance des chefs de projet
Outre la valeur de la gestion de projet, vous devez connaître l’importance des chefs de projet, car ils jouent un rôle crucial dans la réussite d’un projet.
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Si les membres de l’équipe sont livrés à eux-mêmes pour assigner des tâches, et avec d’autres nombreux processus, tout sera désordonné. Cela peut également provoquer des conflits entre les employés. Par conséquent, un chef de projet est chargé de répartir les tâches entre les membres de l’équipe en fonction de leurs capacités.
Un autre aspect où vous verrez l’importance des chefs de projet est la planification du processus. Ils divisent l’ensemble du projet en petites tâches pour préparer une méthode efficace. Ils utilisent leurs compétences en leadership pour encourager les membres de l’équipe, prendre des décisions critiques, gérer les risques et les crises, déterminer l’utilisation des ressources et examiner les idées du projet.
De plus, les chefs de projet étudient les résultats des petites tâches et de l’ensemble du projet et s’assurent qu’ils correspondent aux attentes du client. En conclusion, les chefs de projet s’occupent de tout, de l’élaboration d’un plan efficace à la livraison de résultats qui garantissent la satisfaction du client.
Conseils de gestion de projet
Maintenant que vous avez appris l’importance de la gestion de projet, voici quelques conseils pour gérer un projet efficacement.
1. Utilisez un outil de gestion de projet
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Les outils de gestion de projet sont un autre cadeau de la technologie aux entreprises qui aident les utilisateurs avec un travail fastidieux. Les tâches fastidieuses, telles que la création d’entrées en double, peuvent être fastidieuses et éloigner l’intérêt de vos employés du projet principal.
De plus, le logiciel de gestion de projet agit comme une plaque tournante centrale pour l’équipe. Il stocke les documents liés au projet, permet aux utilisateurs de partager des fichiers et de donner des commentaires, et permet une communication transparente.
Assurez-vous que l’outil que vous choisissez inclut les fonctionnalités suivantes :
- Messagerie instantanée et commentaires sur les tâches pour assurer une collaboration transparente
- Suivi du temps
- Partage de fichiers
- Gestion des ressources et des tâches
- Capacités d’automatisation
2. Comprendre les tenants et les aboutissants du projet
La clé pour exceller dans un projet est de tout comprendre à son sujet. Vous devez comprendre la tâche et rechercher chacune de ses composantes. Identifiez les attentes du client, puis élaborez un plan efficace. Vous devez également définir vos objectifs et le temps qu’il vous faudra pour les atteindre.
3. Reconnaître les exigences du projet
L’identification des besoins de votre projet vous évitera de dépenser trop et de faire un effort supplémentaire pour obtenir les ressources requises. Une fois que vous avez déterminé les ressources nécessaires, il est temps d’attribuer les tâches.
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En tant que chef de projet, vous diviserez le grand projet en petites tâches et attribuerez chacune d’elles aux membres de votre équipe. Pour cela, vous devez connaître la personnalité et l’expertise de vos membres.
Vous pouvez également communiquer avec les membres de votre équipe pour savoir avec quelles tâches ils sont à l’aise et mal à l’aise. Cela garantira leur motivation pour terminer le travail sans compromettre la qualité.
Si votre équipe manque d’un membre pour une tâche spécifique, vous pouvez contacter le service des ressources humaines. Ils peuvent être convaincus d’embaucher le candidat approprié pour le poste vacant et éviter que vos futurs projets ne présentent des lacunes non comblées.
4. Réduisez les distractions
Les distractions peuvent entraîner des tâches retardées et des résultats de mauvaise qualité. Vous pouvez trouver des distractions sous de nombreuses formes, telles que des collègues bavards, des fils de discussion inutiles, des notifications de médias sociaux, du bruit au bureau et bien d’autres choses. Il est essentiel d’identifier la forme de distraction que votre équipe pourrait rencontrer et de prendre des mesures pour l’éviter.
Vous pouvez mettre en œuvre des conseils communs et éprouvés pour minimiser les distractions pour vous-même et également encourager vos collègues à les mettre en œuvre. Certaines des stratégies courantes sont :
- Désactiver les notifications des médias sociaux pendant le travail.
- Impliquer la méditation dans votre routine quotidienne améliore votre concentration.
- Organisez votre espace de travail pour rester motivé.
5. Assurer une communication cohérente
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Une communication cohérente et claire entre les parties prenantes et les clients et entre les membres de l’équipe est essentielle pour atteindre efficacement les objectifs de votre projet. La communication empêche également les « attaques-surprises ». Supposons que votre client change d’avis sur le composant spécifique de votre projet. Et vous ne le communiquez pas à certains ou à tous les membres de votre équipe. Vos collègues qui n’étaient pas au courant du changement pourraient essayer d’aligner leurs tâches en conséquence à la dernière minute et, par conséquent, perdre en qualité.
Une communication cohérente dans la gestion de projet garantira que personne ne manque les dernières mises à jour.
Fonctionnalité de gestion de projet de Strikingly
Chez Strikingly, nous comprenons l’importance même de la gestion de projet. C’est pourquoi nous proposons des fonctionnalités de gestion d’équipe ainsi que des fonctionnalités de création de sites Web et de marketing.
Strikingly vous permet d’inviter les membres de votre équipe sur votre site Web pour apporter des modifications spécifiques. Voici comment vous pouvez le faire.
Si vous êtes nouveau sur Strikingly, vous devez vous inscrire et créer un site Web avec Strikingly. Vous pouvez simplement choisir un modèle de site Web et le modifier dans l’éditeur de site Web.
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1. Accédez à l’éditeur de site Web et cliquez sur « Paramètres » dans le coin gauche.
2. Allez dans « Équipe » et cliquez sur « Ajouter un coéquipier ».
3. Maintenant, sélectionnez leur rôle. Strikingly a six postes parmi lesquels vous pouvez choisir pour l’un de vos employés :
- Administrateur
- Éditeur
- Gérant de magasin
- Blogueur
- Agent
- Droits de publication
4. Saisissez l’adresse e-mail à laquelle vous souhaitez envoyer l’invitation, puis cliquez sur le bouton « Envoyer l’invitation ».
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Différents rôles viennent avec différentes responsabilités; par conséquent, choisissez judicieusement les rôles lorsque vous invitez des collègues ou des employés sur votre site Web.
Enfin, le succès d’un projet dépend de tout ce qui est impliqué, des ressources et de la communication aux membres de l’équipe et au chef de projet. Par conséquent, la gestion de projet est essentielle pour planifier vos démarches et pour maintenir une communication cohérente.
